Mzdový list a další evidence důležité pro výpočet mezd

13.1.1.1 Mzdový list a další evidence důležité pro výpočet mezd

Ing. Růžena Klímová

Bez ohledu na formu pracovněprávního vztahu musí být každému zaměstnanci založen mzdový list. Organizace ho musejí vést ve všech případech příjmů ze závislé činnosti a funkčních požitků, tzn. i při příjmech za práci společníků a jednatelů s. r. o. a komanditistů komanditních společností a též při poskytování odměn žákům a studentům v době praktického výcviku v souladu s § 122 školského zákona.

Mzdové listy musí organizace archivovat nejméně po dobu 30 let následujících po roce, kterého se týkají [§ 35a odst. 4 písm. d) zákona č. 582/1991 Sb.]. Jedná-li se o mzdový list poživatele starobního důchodu, archivační doba se zkracuje na nejméně 10 let následujících po roce, kterého se mzdový list týká.

Povinné náležitosti mzdového listu stanoví § 38j ZDPř. Další náležitosti mzdového listu nejsou povinné, ale jejich účelnost lze dovodit ze zákonů upravujících sociální pojištění, zdravotní pojištění, nemocenské pojištění, důchodové pojištění nebo ze zákoníku práce (pro účely výpočtu průměrného výdělku pro pracovněprávní účely).

Mzdový list musí obsahovat tyto identifikační údaje:

1. poplatníkovo jméno a příjmení včetně všech dřívějších příjmení,

2. rodné číslo, u daňového nerezidenta datum narození, číslo pasu nebo jiného dokladu prokazujícího jeho totožnost, kód státu, jehož je rezidentem a bylo-li mu tímto státem přiděleno, i daňové identifikační číslo a rodné číslo [kódy států se pro tyto účely zjistí podle nařízení komise (ES) č. 2081/2003, zaměstnavatelům jsou k dispozici na stránkách Finanční správy:http://cds.mfcr.cz – Daně a poplatky – Daně – Daně z příjmů – Seznam kódů států],

3. bydliště a u daňového nerezidenta bydliště ve státě, jehož je rezidentem,

4. jméno, příjmení a rodné číslo osoby, na kterou poplatník uplatňuje slevu na dani podle § 35ba (např. jméno, příjmení a rodné číslo manželky/a, na které uplatňuje slevu na dani) a daňové zvýhodnění a dále výši jednotlivých nezdanitelných částek základu daně podle § 15, částek slevy na dani podle § 35ba a daňového zvýhodnění s uvedením důvodu jejich uznání.

Je-li mzdová agenda zpracována na počítači, je možné vést v průběhu roku údaje uvedené pod písmeny a) až d) odděleně od ostatních údajů. Musí však být zajištěna jednoznačná návaznost podle jména, příjmení a osobních čísel zaměstnanců.

Za každý kalendářní měsíc se ve mzdovém listě vyplňuje:

1. úhrn zúčtovaných mezd a příjmů bez ohledu, zda jsou vypláceny v penězích nebo v naturáliích (sem patří i 1 % vstupní ceny motorového vozidla a dále například nadlimitní částky stravného poskytnutého zaměstnanci při služebních cestách),

2. částky osvobozené od daně z úhrnu zúčtovaných mezd a příjmů uvedeného v bodě 1,

3. povinné pojistné, které platí zaměstnavatel sám za sebe (jde o pojistné na sociální zabezpečení včetně příspěvku na státní politiku zaměstnanosti a všeobecné zdravotní pojištění),

4. pojistné zaplacené zaměstnancem (povinné pojištění na zdravotní pojištění, sociální zabezpečení a je-li poplatník účasten důchodového spoření, pak je nutné uvádět zálohu na důchodové spoření),

5. základ pro výpočet zálohy na daň nebo daně podle zvláštní sazby,

6. vypočtenou zálohu na daň nebo daň sraženou podle zvláštní sazby daně (15 % do 5 000 Kč),

7. kladný rozdíl mezi zdanitelným příjmem a 4násobkem průměrné mzdy pro účely důchodového pojištění, kladný rozdíl se dále násobí 7 % a tvoří tzv. solidární zvýšení zálohy daně,

8. měsíční slevu na dani a zálohu sníženou o případnou měsíční slevu na dani podle § 35ba ZDPř,

9. výši měsíčního daňového zvýhodnění, měsíční slevy na dani, měsíčního daňového bonusu a zálohy snížené o případnou měsíční slevu na dani podle § 35ba a 35c ZDPř,

10. skutečně sraženou zálohu na daň.

Na závěr je nutné uvést součty všech údajů za zdaňovací období uvedených pod body 1 až 10.

Pro odvod pojistného na zdravotní pojištění je nutné uvádět na mzdovém listu vyměřovací základ, z něhož je zdravotní pojištění odvedeno.

Pro odvod pojistného na nemocenské a důchodové pojištění a pro odvod zálohy na důchodové spoření je nutné uvádět na mzdovém listu vyměřovací základ, z něhož je pojistné odvedeno.

Další údaje musí zaměstnavatel evidovat buď samostatně, nebo v rámci mzdového listu. Vhodnější je mít některé údaje na mzdovém listu.

Zaměstnavatel je dle § 95 ZNP povinen vést evidenci o svých zaměstnancích účastných pojištění, která musí pro účely pojištění obsahovat tyto údaje:

1. jméno, příjmení, rodné příjmení, rodné číslo, datum a místo narození, místo trvalého, popřípadě hlášeného pobytu zaměstnance, den nástupu do zaměstnání a skončení zaměstnání, druh činnosti zakládající účast na pojištění, údaj o místě výkonu práce, je-li toto místo trvale v cizině, a o tom, zda je zaměstnanec v cizině povinně účasten důchodového pojištění, státní občanství, a byl-li zaměstnanec povinně účasten důchodového pojištění v cizině a zaměstnavatel je jeho prvním zaměstnavatelem po skončení této účasti nebo za jejího trvání, též údaj o názvu a adrese cizozemského nositele pojištění a o cizozemském čísle pojištění, a u smluvního zaměstnance též identifikační údaje jeho zahraničního zaměstnavatele a údaj o povinné účasti smluvního zaměstnance na důchodovém pojištění ve státě, v němž má sídlo jeho zahraniční zaměstnavatel, jakož i den zahájení a den skončení výkonu práce smluvního zaměstnance na území České republiky,

2. výši sjednaného (stanoveného) započitatelného příjmu,

3. příjem zaměstnance za jednotlivá mzdová (výplatní) období a jednotlivé složky započitatelného příjmu pro stanovení dávek,

4. dobu dočasné pracovní neschopnosti zaměstnance, dobu karantény, dobu ošetřování člena domácnosti (péče o dítě ve věku do 10 let), dobu mateřské dovolené a rodičovské dovolené, dobu vazby, dobu výkonu zabezpečovací detence a výkonu trestu odnětí svobody zaměstnance a další dny jeho omluvené nepřítomnosti v práci, dny pracovního volna bez náhrady příjmu, poskytnutých zaměstnanci jeho zaměstnavatelem v případech, kdy zaměstnanec nemá na pracovní volno nárok, a dny výkonu práce zaměstnance v pojištěné činnosti v době, v níž má nárok na výplatu nemocenského, peněžité pomoci v mateřství a ošetřovného,

5. neomluvené pracovní dny zaměstnance, popřípadě jejich části,

6. záznam, zda zaměstnanec pobírá starobní nebo invalidní důchod a od kdy jej pobírá, plátce tohoto důchodu, a je-li tento důchod pobírán ze státu, s nímž ČR uzavřela mezinárodní smlouvu o sociálním zabezpečení, též záznam o tom, z jakého státu je tento důchod pobírán a jaký cizozemský nositel pojištění je plátcem důchodu,

7. předcházející orgán, který prováděl pojištění zaměstnance, pokud jím není OSSZ,

8. výši vyměřovacího základu pro pojistné,

9. název zdravotní pojišťovny, u níž je zaměstnanec zdravotně pojištěn,

10. nepodléhá-li zaměstnanec nebo smluvní zaměstnanec pojištění podle tohoto…