Mzdový list a další evidence důležité pro výpočet mezd

13.1.1.1 Mzdový list a další evidence důležité pro výpočet mezd

Ing. Růžena Klímová

Bez ohledu na formu pracovněprávního vztahu musí být každému zaměstnanci založen mzdový list. Organizace ho musejí vést ve všech případech příjmů ze závislé činnosti, tzn. i při příjmech za práci společníků a jednatelů s. r. o., likvidátorů, členů orgánů právnických osob, komanditistů komanditních společností a též při poskytování odměn žákům a studentům v době praktického výcviku v souladu s § 122 zákona č. 561/2004 Sb.

Archivace mzdového listu

Mzdové listy musí organizace archivovat nejméně po dobu 30 let následujících po roce, kterého se týkají [viz § 35a odst. 4 písm. d) zákona č. 582/1991 Sb.]. Jedná-li se o mzdový list poživatele starobního důchodu, archivační doba se zkracuje na nejméně 10 let následujících po roce, kterého se mzdový list týká.

Náležitosti mzdového listu

Povinné náležitosti mzdového listu stanoví § 38j ZDP. Další náležitosti mzdového listu nejsou povinné, ale jejich účelnost lze dovodit ze zákonů upravujících sociální pojištění, zdravotní pojištění, nemocenské pojištění, důchodové pojištění nebo ze zákoníku práce (pro účely výpočtu průměrného výdělku pro pracovněprávní účely).

Identifikační údaje

Mzdový list musí obsahovat tyto identifikační údaje:

1. poplatníkovo jméno včetně všech dřívějších,
2. rodné číslo, u daňového nerezidenta datum narození, číslo a typ dokladu prokazujícího jeho totožnost, kód státu, který tento doklad vydal, identifikaci pro daňové účely ve státu daňové rezidence a kód státu, jehož je daňovým rezidentem [kódy států se pro tyto účely zjistí podle nařízení komise (ES) č. 2081/2003, zaměstnavatelům jsou k dispozici na stránkách Finanční správy: http://www.financnisprava.cz/ – Daně a pojistné – Daně – Daně z příjmů – Seznam kódů států],
3. bydliště a u daňového nerezidenta bydliště ve státě, jehož je daňovým rezidentem,
4. jméno a rodné číslo osoby, na kterou poplatník uplatňuje slevu na dani podle § 35ba (např. jméno, příjmení a rodné číslo manželky/a, na které uplatňuje slevu na dani) a daňové zvýhodnění a dále výši jednotlivých nezdanitelných částek základu daně podle § 15, částek slevy na dani podle § 35ba a daňového zvýhodnění s uvedením důvodu jejich uznání,
5. datum vstupu zaměstnance do zaměstnání.

Měsíční náležitosti

Za každý kalendářní měsíc se ve mzdovém listě vyplňuje:

1. úhrn zúčtovaných mezd bez ohledu, zda jsou vypláceny v penězích nebo v naturáliích (sem patří i 1 % vstupní ceny motorového vozidla a dále například nadlimitní částky stravného poskytnutého zaměstnanci při služebních cestách),
2. částky osvobozené od daně z úhrnu zúčtovaných mezd uvedeného v bodě 1,
3. základ pro výpočet zálohy na daň nebo daně podle zvláštní sazby,
4. vypočtenou zálohu na daň nebo daň sraženou podle zvláštní sazby daně (15 % do 10 000 Kč u DPP bez podepsaného Prohlášení),
5. měsíční slevu na dani a zálohu sníženou o případnou měsíční slevu na dani podle § 35ba ZDP,
6. výši měsíčního daňového zvýhodnění, měsíční slevy na dani, měsíčního daňového bonusu a zálohy snížené o případnou měsíční slevu na dani podle § 35ba a 35c ZDP,
7. skutečně sraženou zálohu na daň.

Na závěr je nutné uvést součty všech údajů za zdaňovací období uvedených pod body 1 až 7 a úhrn vyplacených měsíčních daňových bonusů. Dále musí mzdový list obsahovat údaje o výpočtu daně a provedeném ročním zúčtování záloh a daňového zvýhodnění.

Dle § 38ha odst. 3 ZDP musí mzdový list za každý měsíc obsahovat částku odpovídající kladnému rozdílu mezi zdanitelným příjmem a 4násobkem průměrné mzdy pro účely důchodového pojištění, kladný rozdíl se dále násobí 7 % a tvoří tzv. solidární zvýšení zálohy daně.

Další náležitosti mzdového listu

Pro odvod pojistného na zdravotní pojištění je nutné uvádět na mzdovém listu vyměřovací základ, z něhož je zdravotní pojištění odvedeno, a výši odvedeného pojistného – jak za zaměstnavatele, tak i zaměstnance.

Pro odvod pojistného na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti je nutné uvádět na mzdovém listu vyměřovací základ, z něhož je pojistné odvedeno, a výši odvedeného pojistného – jak za zaměstnavatele, tak i zaměstnance.

Povinnou náležitostí mzdového listu jsou také údaje o sraženém pojistném na důchodové spoření. Doporučuje se však na mzdový list uvádět všechny údaje k pojistnému, tzn. vypočtené pojistné, sražené pojistné a výši použitého přeplatku dle § 28 zákona č. 397/2012 Sb.

Doklad o údajích ve mzdovém listě

Na žádost zaměstnance je zaměstnavatel povinen za období, za které byla vyplácena nebo zúčtována mzda, vystavit nejpozději do deseti dnů od podání žádosti doklad o souhrnných údajích uvedených ve mzdovém listě, které jsou rozhodné pro výpočet základu daně, daně, záloh a pro poskytnutí slevy na dani podle § 35ba ZDP a daňového zvýhodnění. Kopii vystaveného dokladu zaměstnavatel uschová.

Vedení dalších evidencí

Další údaje musí zaměstnavatel evidovat buď samostatně, nebo v rámci mzdového listu. Vhodnější je mít některé údaje na mzdovém listu.

Nemocenské pojištění

Zaměstnavatel je dle § 95 ZNP povinen vést evidenci o svých zaměstnancích účastných pojištění, která musí pro účely pojištění obsahovat tyto údaje:

1. jméno, příjmení, rodné příjmení, rodné číslo, datum a místo narození, místo trvalého, popřípadě hlášeného pobytu zaměstnance, den nástupu do zaměstnání a skončení doby zaměstnání, druh činnosti zakládající účast na pojištění, údaj o místě výkonu práce, je-li toto místo trvale v cizině, a o tom, zda je zaměstnanec v cizině povinně účasten důchodového pojištění, státní občanství, a byl-li zaměstnanec povinně účasten důchodového pojištění v cizině a zaměstnavatel je jeho prvním zaměstnavatelem po skončení této účasti nebo za jejího trvání, též údaj o názvu a adrese cizozemského nositele pojištění a o cizozemském čísle pojištění, a u smluvního zaměstnance též identifikační údaje jeho zahraničního zaměstnavatele, jakož i den zahájení a den skončení výkonu práce smluvního zaměstnance na území České republiky,
2. výši sjednaného (stanoveného) započitatelného příjmu,
3. výši započitatelného příjmu za jednotlivá mzdová (výplatní) období,
4. dobu dočasné pracovní neschopnosti zaměstnance, dobu karantény, dobu ošetřování člena domácnosti (péče o dítě ve věku do 10 let), dobu mateřské dovolené a rodičovské dovolené, dobu vazby, dobu výkonu zabezpečovací detence a výkonu trestu odnětí svobody zaměstnance a další dny jeho omluvené nepřítomnosti v práci, dny pracovního volna bez náhrady příjmu, poskytnutých zaměstnanci jeho zaměstnavatelem v případech, kdy zaměstnanec nemá na pracovní volno nárok, a dny výkonu práce zaměstnance v pojištěné činnosti v době, v níž má nárok na výplatu nemocenského, peněžité pomoci v mateřství a ošetřovného,
5. neomluvené pracovní dny zaměstnance, popřípadě jejich části,
6. záznam, zda zaměstnanec pobírá starobní nebo invalidní důchod a od kdy jej pobírá, plátce tohoto důchodu, a je-li tento důchod pobírán ze státu, s nímž ČR uzavřela mezinárodní smlouvu o sociálním zabezpečení, též záznam o tom, z jakého státu je tento důchod pobírán a jaký cizozemský nositel pojištění je plátcem důchodu,
7. předcházející orgán, který prováděl pojištění zaměstnance, pokud jím není OSSZ,
8. výši vyměřovacího základu pro pojistné,
9. název zdravotní pojišťovny, u níž je zaměstnanec zdravotně pojištěn,
10. nepodléhá-li zaměstnanec nebo smluvní zaměstnanec pojištění podle tohoto zákona, údaje o jeho povinné účasti na důchodovém pojištění v cizině.

Z toho některé údaje je možno vést například na mzdovém listě.

Důchodové pojištění

Dále zaměstnavatel vede dle § 37 zákona č. 582/1991 Sb. evidenci o zaměstnancích pro účely důchodového pojištění. O této evidenci pojednává Obsah evidence pro účely důchodového pojištění.

Od roku 2012 je zaměstnavatel povinen vést evidenci o dobách uvedených ve větě druhé § 16 odst. 4 ZDPo, pokud trvaly po celý měsíc (část měsíce), a v takovém kalendářním měsíci byl zúčtován příjem, který se zahrnuje do vyměřovacího základu pro stanovení pojistného na sociální zabezpečení, a o výši tohoto příjmu. Zaměstnavatel může tuto evidenci realizovat v průběhu jednotlivých kalendářních měsíců roku nebo až po uplynutí kalendářního roku. Z dlouhodobé zkušenosti ve mzdové účtárně autorka doporučuje plnit tuto povinnost v průběhu kalendářního měsíce, kdy se o daném případu účtuje. Dojde-li však k úpravě uživatelského programu pro zpracování mzdové agendy, bude rozumné evidence zpracovávat až po ukončení každého kalendářního roku.