8.7.1.4 Příklady k náhradám jízdních výdajů
Ing. Karel Janoušek
Příklad – žádost o použití vlastního vozidla: Podle § 157 odst. 3 ZP zaměstnanci přísluší základní náhrada a náhrada výdajů za spotřebované PHM v
případě, že zaměstnavatel zaměstnance o použití vozidla na pracovní cestě
požádal. Jak má takováto žádost vypadat a co musí obsahovat?
Žádost zaměstnavatele, kterou žádá zaměstnance, aby na
pracovní cestě použil své soukromé vozidlo, vozidlo, které si od někoho
vypůjčil anebo vozidlo, které si pořizuje formou leasingu, může být písemná
anebo ústní. Zcela však postačuje, když zaměstnavatel při stanovení
podmínek konání pracovní cesty uvede např. v tiskopise „Příkaz k
pracovní cestě“ do kolonky Určený dopravní prostředek zkratku AUV. Pokud pak
zaměstnanec vozidlo na pracovní cestu použije, má se (konkludentně, mlčky) za
to, že vyhověl žádosti zaměstnavatele a přísluší mu tedy náhrada jízdních
výdajů ve výši součtu základní náhrady a náhrady výdajů za spotřebované
PHM.
Jde o jiný případ než případ označený v příkaze k pracovní
cestě v kolonce Určený dopravní prostředek např. takto: „A, dodatečně povoleno
AUV“. V tomto případě totiž zaměstnavatel určil jako dopravní prostředek
autobus a dodatečně, na žádost zaměstnance, povolil použití soukromého
automobilu zaměstnance. V tomto případě zaměstnanci přísluší za použití
soukromého vozidla náhrada jízdních výdajů ve výši ceny jízdného
autobusem.
Dotaz:
Je třetí údaj o spotřebě uvedený v technickém průkazu
vozidla údajem o kombinované spotřebě PHM?
Pro účely stanovení náhrady výdajů za spotřebované PHM se
podle § 158 odst. 4 ZP použije
údaj o spotřebě pro kombinovaný provoz podle norem ES uvedený v technickém
průkazu vozidla a není-li tento údaj v technickém průkazu uveden, vypočítá
zaměstnavatel spotřebu pohonné hmoty vozidla aritmetickým průměrem ze všech
údajů o spotřebě uvedených v technickém průkazu. Ze zápisu v technickém průkazu
však musí být jednoznačně zřejmé, že jde o údaj o kombinované spotřebě. Samotné
označení údaje číslem normy ES ještě neznamená, že o kombinovanou spotřebu jde.
Řešení je proto třeba hledat v příslušné normě.
Je-li v technickém průkazu vozidla v kolonce Spotřeba
paliva uvedena např. norma:
-
93/116/ES,
-
1999/100/ES,
-
2004/3/ES,
-
EU 692/2008, nebo
-
EU 566/2011,
je tam uveden třetí údaj o spotřebě, tzv.
kombinovaná (smíšená) spotřeba, která se pro výpočet náhrady výdajů za
spotřebované pohonné hmoty použije. Uvedené normy mohou být v technickém
průkazu uvedeny také v podobě bez zkratky ES nebo EU, případně mohou mít i
označení EC apod.
Pokud údaj o kombinované spotřebě v technickém průkazu
není, vypočte se spotřeba PHM vozidla aritmetickým průměrem ze všech údajů o
spotřebě uvedených v technickém průkazu.
Není-li v technickém průkazu vozidla, který zaměstnanec na
pracovní cestě na žádost zaměstnavatele použil, uveden žádný údaj o spotřebě
PHM, musí zaměstnanec podle § 158 odst. 4 ZP předložit zaměstnavateli technický průkaz vozidla shodného typu, ve
kterém je alespoň jeden údaj o spotřebě PHM uveden.
Použití údaje o spotřebě vozidla z jiného dokladu, než je
technický průkaz, je vzhledem k dikci ustanovení § 158 odst. 4 ZP nepřípustné. Nelze tedy ani použít případné potvrzení výrobce či akreditovaného
dovozce, údaj o spotřebě uvedený v potvrzení servisu či STK, ani údaj z
informačního letáku s údaji o spotřebě vozidla vystaveného prodejcem vozidel
podle vyhlášky č. 245/2005 Sb., o náležitostech informačních štítků a plakátů s
údaji o spotřebě pohonných hmot a emisích CO2 při prodeji nových
osobních vozidel apod. Důvodem je to, že podle § 158 odst. 4 ZP je
zaměstnanec povinen v uvedeném případě doložit spotřebu vozidla technickým
průkazem vozidla shodného typu. Spotřebu vozidla tedy nelze doložit žádným
jiným dokladem než technickým průkazem.
Dotaz – technický průkaz u leasingu: Čím lze doložit spotřebu vozidla, které si zaměstnanec
pořizuje formou finančního leasingu, když technický průkaz zůstává po dobu
leasingu u leasingové společnosti?
Spotřebu vozidla pro uvedené účely nelze doložit žádným jiným
dokladem než technickým průkazem příslušného vozidla (příp. jeho ověřenou
kopií), a to ani žádným písemným potvrzením. Je věcí nájemce, že používá
vozidlo, jehož technický průkaz anebo jeho ověřenou kopii nemá k
dispozici.
Příklad – technický průkaz bez údaje o spotřebě PHM: V technickém průkazu vozidla není uvedena spotřeba PHM.
Zaměstnanec poukazuje na to, že je pro něj v podstatě nemožné sehnat technický
průkaz vozidla shodného typu a žádá, aby byla vzata v úvahu spotřeba uvedená v
dokladu autorizovaného prodejce. Je možné tuto spotřebu použít pro výpočet
náhrady výdajů za spotřebované PHM?
K výpočtu náhrady výdajů za spotřebované PHM v případě
vozidla, v jehož technickém průkazu není uveden žádný údaj o spotřebě PHM,
nelze použít žádný jiný údaj o spotřebě než údaj uvedený v technickém průkazu
vozidla shodného typu. Zákoník práce totiž zcela jednoznačně v § 158 odst. 4 věta druhá
pro uvedený případ stanoví, že zaměstnanci přísluší náhrada výdajů za
spotřebované pohonné hmoty pouze v případě, že spotřebu svého vozidla prokáže
technickým průkazem vozidla shodného typu. Jinou možnost zákoník práce
nepřipouští.
Příklad – doklad o dražším nákupu PHM: Zaměstnanec při vyúčtování náhrad jízdních výdajů za
použití soukromého vozidla na pracovní cestě doložil doklad o ceně benzínu,
podle kterého zakoupil pouze 2 litry benzínu. Cena uvedená na tomto dokladu je
cca o 2 Kč vyšší než cena, za kterou běžně nakupuje PHM v obci svého bydliště.
Musíme stanovit výši náhrady za pohonné hmoty cenou uvedenou na dokladu, anebo
můžeme použít průměrnou cenu z vyhlášky MPSV?
Podle ustanovení § 158 odst. 3 ZP prokazuje zaměstnanec cenu PHM dokladem o nákupu, ze kterého je patrná
souvislost s pracovní cestou. Zaměstnanec tedy dokladem prokazuje cenu PHM
(Kč/litr), nikoliv spotřebované množství PHM. Je tedy zcela nepodstatné, jaké
množství PHM nakoupil. Musí však jít o nákup PHM, kterou vozidlo jako palivo
podle zápisu v technickém průkazu skutečně používá. Souvislost s pracovní
cestou prakticky znamená, že PHM byla do vozidla nakoupena v době trvání
pracovní cesty, příp. před pracovní cestou či po ní. Běžná tolerance je 2 dny
před cestou či po ní.
Pouze v případě, kdy zaměstnanec hodnověrným způsobem cenu
PHM neprokáže, použije se ke stanovení výše náhrady výdajů za spotřebované PHM
průměrná cena uvedená v platné vyhlášce MPSV.
Příklad – používání LPG: Zaměstnanec použil na základě požadavku zaměstnavatele
jako dopravní prostředek na pracovní cestě svůj osobní automobil. Vozidlo má v
technickém průkazu uvedenu jako pohonnou hmotu benzín BA 95 B a z údajů je
zřejmé, že průměrná spotřeba činí 6,77 l/100 km. V části „úřední záznamy“
technického průkazu je uvedeno, že vozidlo je přestavěno také na používání LPG.
Zaměstnanec při vyúčtování cestovních náhrad uvedl, že na pracovní cestě ujel
celkem 620 km, doklad o nákupu PHM nedoložil. Lze stanovit výši náhrady za
spotřebované PHM s použitím průměrné ceny benzínu uvedené ve vyhlášce
MPSV?
Náhrada výdajů za spotřebované PHM se stanoví jako součin
průměrné spotřeby použitého vozidla zjištěné z technického průkazu vozidla
(není-li v technickém průkazu uvedena kombinovaná spotřeba), počtu kilometrů
ujetých vozidlem na pracovní cestě a ceny pohonné hmoty.
Kdo používá anebo někdy používal vozidlo přestavěné na LPG,
zcela jistě ví (i když někdy tvrdí něco jiného), že skutečná průměrná spotřeba
LPG je asi o 10 % vyšší než skutečná průměrná spotřeba benzínu. Zjednodušeně
řečeno a bez podrobnějšího technického…