dnes je 29.3.2024

Input:

Účetní a daňové doklady, opravy chyb, obchodní listiny

26.10.2011, , Zdroj: Verlag DashöferDoba čtení: 26 minut

Účetní a daňové doklady, opravy chyb, obchodní listiny

Ing. Jana Pilátová

1. Úvod

Při vedení daňové evidence, stejně tak jako při každé jiné činnosti, se může stát, že uděláme chybu. Důležité je, abychom možnost chyb a omylů snížili pokud možno na minimum a z již odhalených chyb (ať už námi, nebo někým jiným) se ponaučili. Abychom těmto chybám předešli, musíme především vědět, jak správně postupovat. V následujícím textu se tedy budeme věnovat otázkám, které v praxi často vyvolávají nejistotu: „Jsou doklady, na základě kterých prokazujeme situace zachycené do daňové evidence, v pořádku? Jaké mají být náležitosti těchto dokladů? Jaké sankce nám hrozí v případě, že jsme udělali chybu, a jak chybu správně opravit?

2. Náležitosti daňových dokladů pro účely zákona o daních z příjmů

Zákon o daních z příjmů na rozdíl od zákona o DPH nebo zákona o účetnictví nestanoví konkrétní náležitosti dokladů. I přes skutečnost, že poplatníci vedoucí daňovou evidenci nejsou přímo vázáni zákonem o účetnictví a nevztahují se na ně náležitosti účetních dokladů, lze doporučit dobrovolné respektování těchto náležitostí vzhledem k důkaznímu břemenu poplatníka, který je povinen prokázat všechny skutečnosti, které deklaruje v daňovém přiznání (viz též Důkazní prostředky).

Plátci DPH jsou samozřejmě vázáni zákonem o DPH, a tím i náležitostmi daňových dokladů.

3. Náležitosti účetních dokladů

Co všechno musí účetní doklad obsahovat, najdeme v ustanovení § 11 ZÚ. Zde se dočteme, že účetní doklady jsou průkazné účetní záznamy, které musejí obsahovat:

  1. označení účetního dokladu,

  2. obsah účetního případu a jeho účastníky,

  3. peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství,

  4. okamžik vyhotovení účetního dokladu,

  5. okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem vyhotovení účetního dokladu,

  6. podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování.

Výše uvedené náležitosti, které se týkají jednoho účetního dokladu, mohou být obsaženy na více účetních záznamech.

Podpisový záznam může být společný pro více účetních dokladů.

Účetní doklady vyhotovují účetní jednotky bez zbytečného odkladu po zjištění skutečností, které se jimi dokládají.

Označení dokladu

To, že doklad má být označen jako účetní, ještě neznamená, že na každý doklad musíme napsat: „Účetní doklad číslo ...“.

V daňové evidenci záleží na podnikateli, event. na jeho účetní(m), jakým způsobem bude řadit a značit (číslovat) doklady. Nejčastěji používaným modelem je situace, kdy jsou prvotní doklady seřazeny podle obsahu do tzv. skupin dokladů:

  1. pokladní doklady (příjmové a výdajové),

  2. bankovní doklady (výpisy z účtů),

  3. došlé faktury,

  4. vydané faktury,

  5. interní doklady (např. mzdová evidence, příjemky a výdejky ze skladů, karty DM atd.).

Poplatník by si měl stanovit, jakým způsobem bude řadit a číslovat doklady. Seřazené prvotní doklady podle jednotlivých skupin dokladů se v praxi nejčastěji zakládají do šanonů. Je to způsob rychlý a přehledný. Prvotním dokladům se pak podle jednotlivých skupin přiřadí čísla, která jsou číslem dokladu. Toto číslo nesmí být ani duplicitní, tedy dvakrát stejné, ani nesmí chybět. Jedná se o číslo, které je konkrétnímu dokladu přiřazeno na základě zápisu do daňové evidence.

Příklad

Příjmový pokladní doklad
(P = příjem) 
P001/XX; P002/XX;
P003/XX atd. 
Varianta I
příjmové pokladní doklady a výdajové pokladní doklady tvoří dvě samostatné číselné řady 
Výdajový pokladní doklad
(V = výdaj) 
V001/XX; V002/XX;
V003/XX atd. 
Pokladní doklady
(P = pokladna)
není rozhodující, zda se jedná o příjmový či výdajový pokladní doklad; pokladní doklady jsou řazeny tak, jak následovaly za sebou časově 
P001/XX PPD1
P002/XX PPD2
P003/XX VPD1
P004/XX PPD3
P005/XX VPD2
P006/XX VPD3 atd. 
Varianta II
pokladní doklady tvoří jednu samostatnou číselnou řadu
(PPD = příjmový pokladní doklad
VPD = výdajový pokladní doklad) 
Pokladní doklady
P1 = hlavní pokladna
P2 = příruční pokladna
P3 = valutová pokladna vedená v eurech 
P1001/XX, P1002/XX,
P1003/XX, atd.
P2001/XX, P2002/XX,
P2003/XX, atd.
P3001/XX, P3002/XX,
P3003/XX, atd. 
Varianta III
Máme několik pokladen a pro každou máme samostatnou řadu příjmových pokladních dokladů 

Pozn: Místo „XX“ za lomítkem bude doplněno poslední dvojčíslí příslušného roku.

Pokud existují dvě nebo více pokladen (např. pokladna korunová a valutová nebo pokladny dle hmotně odpovědných osob), je zapotřebí zvážit tuto skutečnost i ve vztahu k jednotnému číslování pokladních dokladů. Zvolený systém číslování (značení) takovýchto pokladních dokladů bude samozřejmě záviset i na možnostech používaného softwaru. Jedním z možných způsobů by například mohlo být předřazení čísla konkrétní pokladny před číslo dokladu:

P = pokladní doklady 
  1 = korunová pokladna hlavní 
  2 = korunová pokladna příruční 
  3 = valutová pokladna 
    001, 002 atd. = číslo účetního dokladu 
      lomítko = oddělení čísla dokladu od označení účetního období 
        dvojčíslí za lomítkem = zdaňovací období (kalendářní rok) 

Číselná řada dokladů vystavených při příjmu či výdeji korun by tedy vypadala následovně:
P1001/XX, P1002/XX, P1003/XX atd.

Číselná řada dokladů vystavených při příjmu či výdeji valut:
P3001/XX, P3002/XX, P3003/XX atd.

Obdobným způsobem je nutno popsat též číslování a řazení ostatních skupin dokladů (bankovních výpisů, došlých faktur, vydaných faktur, interních dokladů).

Pojem „faktury“ zde používáme pouze jako výraz pracovní, neboť je v praxi všeobecně znám a používán.

Číselné řady dokladů neslouží jenom k označení dokladů a k jejich zařazení do soustavy dokladů, ale jejich prostřednictvím poplatník dokládá, že jeho daňová evidence je úplná.

Obsah případu

Pokud máme správně zaevidovat proběhlou transakci, musíme přesně vědět, o čem byla. Z toho jasně vyplývá další náležitost dokladu a tou je popis obsahu. Z dokladu musí být dobře čitelné, zda jsme např. nakoupili zboží a o jaký konkrétní druh (typ) jde, nebo zda jsme nakoupili materiál. V obou případech se může jednat např. o vrtačku, ale podle toho, za jakým účelem jsme tuto vrtačku nakoupili, může jít o:

  1. zboží – vrtačku jsme koupili za účelem jejího dalšího prodeje, nebo

  2. hmotný majetek – vrtačku jsme koupili s tím úmyslem, že ji budeme používat k podnikatelské činnosti.

Nejenže musí být z dokladu jasné, že jde o vrtačku (odpověď na otázku: Co jsme nakoupili?), ale musí být též zřejmé, za jakým účelem jsme vrtačku koupili (odpověď na otázku: Proč tato situace nastala, proč jsme vrtačku koupili?).

Nejčastější chyby v praxi

Nejčastější chybou v praxi je nepřesné nebo vůbec žádné označení předmětu (obsahu) případu.

Nepřesné:

Na paragonu, který je prvotním dokladem o nákupu daného předmětu, není přesně vyznačeno, co bylo nakoupeno, např.:

  • „nákup kancelářských potřeb“... ale jakých? Jedná se o tužky, papír, malou kalkulačku, nůžky, lepidlo?

  • „Vrx 5 ks á 326,00 Kč“... Co je to Vrx?

Připomínka správce daně (FŘ, MF)

Doklad na „nákup kancelářských potřeb“ správce daně pravděpodobně neuzná.

Vůbec žádný popis obsahu daného případu:

Tato chyba se nejčastěji vyskytuje v situaci, kdy opravujeme chybný zápis. Stornujeme původní chybný zápis a nahradíme jej novým nebo zaevidujeme pouze rozdíl vzniklý původním chybným zápisem a nepopíšeme, tedy nevystavíme interní doklad, kterým bychom stručně vysvětlili, proč a jak chybu opravujeme.

Připomínka správce daně (FŘ, MF)

Oprava chyb rozdílem se nedoporučuje.

Transakce bez dokladu:

Další častou chybou je ústní příkaz podnikatele o zaevidování určité transakce, kterou podnikatel účetní(mu) nedoloží dokladem. Takovouto transakci by účetní v žádném případě zaevidovat neměl(a)! Pakliže tuto transakci účetní bez dokladu zaeviduje, bere na sebe riziko, že tato skutečnost nebude při daňovém řízení dostatečným způsobem prokázána (poplatník neustojí důkazní břemeno).

Účastníci případu

Ani z hlediska zákona o účetnictví, ani z pohledu zákona o daních z příjmů není dána povinnost, že by na každém dokladu musela být „hlavička“ podnikatele nebo jeho razítko.

Příklad

Je-li doklad označen číslem dokladu, je tím zahrnut do soustavy dokladů konkrétního poplatníka a tímto je označen i jeden z účastníků příslušné transakce (ekonomické činnosti). Je to jedna z možností, kterou lze použít například u drobných nákupů v hotovosti. V tomto případě doporučujeme, aby bylo popsáno a jako písemnost též archivováno řazení a číslování dokladů.

Dalším příkladem z praxe může být situace, kdy několik prvotních dokladů (např. potvrzení o zaplaceném poštovném) je přílohou tzv. souhrnného (sběrného) dokladu, na kterém je uvedena „hlavička“ podnikatele, event. další chybějící náležitosti. V této situaci je dokladem souhrn dílčích dokladů, které pouze jako celek splňují dané podmínky, a tedy jenom jako celek jsou dokladem, na jehož základě lze zapisovat do daňové evidence.

Pro všechny doklady ale platí, že musejí být, ať již přímo, či nepřímo, označeny oficiálním plným obchodním jménem poplatníka, což u fyzických osob bývá v praxi častým problémem, neboť doklady jsou většinou označovány pouze nedostatečně – buď jenom jménem a příjmením, nebo jenom dodatkem obchodního jména. Je tedy důležité uvádět obchodní jméno v souladu s oprávněním k podnikatelské činnosti tak, jak to vyplývá z předpisů, které pro danou činnost platí. Například podniká-li někdo na základě živnostenského zákona, musí používat pro své aktivity v této oblasti obchodní jméno, které souhlasí se jménem na živnostenském oprávnění.

Peněžní částka nebo informace o množství a ceně

V případě uvádění peněžní částky nebývají v praxi až tak časté problémy. Za zmínku stojí snad jen upozornění, že pohyby ve valutové pokladně či na devizovém účtu jsou prvotně uváděny v cizích měnách. Pro účely daňové evidence se hodnota příjmů a výdajů v cizí měně přepočítá buď po skončení zdaňovacího období kurzem stanoveným Ministerstvem financí, nebo v průběhu kurzy podle zákona o účetnictví. Jednotný kurz a kurzy devizového trhu uplatňované podle zákona o účetnictví pro přepočet cizí měny nelze v jednom zdaňovacím období použít současně.

Okamžik vyhotovení dokladu a okamžik uskutečnění konkrétního případu

Povinností účetní jednotky je vystavit účetní doklady bez zbytečného odkladu po uskutečnění příslušné ekonomické činnosti. Zákon o účetnictví se však na poplatníka vedoucího daňovou evidenci nevztahuje. Je tedy na jeho rozhodnutí (podnikatele), kdy doklad vystaví. Lze však doporučit vystavovat doklady ihned, a to minimálně ze dvou závažných důvodů:

  • abychom předešli případné možnosti, že daný doklad zapomeneme vystavit,

  • abychom neporušili lhůty, které mohou být dány jinými obecně závaznými právními předpisy.

ZDPH

Jsme-li plátci DPH, platí obecná povinnost vystavit daňový doklad nejpozději do 15 dnů ode dne uskutečnění zdanitelného plnění nebo do 15 dnů ode dne přijetí platby před uskutečněním zdanitelného plnění.

Daňový řád

V zákoně č. 280/2009 Sb., daňový řád, je poplatníkům stanovena záznamní povinnost. Fyzická osoba, která v rámci své podnikatelské nebo jiné samostatně výdělečné činnosti uskutečňuje platby v hotovosti, je povinna vést průběžně evidenci těchto plateb, pokud nezaznamenává údaje o těchto platbách v jiné evidenci stanovené zákonem.

Správce daně může uložit fyzické osobě, aby kromě evidence stanovené právním předpisem vedla zvláštní záznamy potřebné pro správné zjištění a stanovení daně.

Záznamní povinnost ukládá správce daně rozhodnutím. Součástí rozhodnutí musí být přesné stanovení zaznamenávaných údajů, jejich členění a uspořádání, popřípadě návaznost na doklady, z nichž je záznam veden. Správce daně rozhodnutí o uložení záznamní povinnosti změní nebo zruší, jestliže se změnily nebo odpadly důvody, které vedly k jejímu uložení. Proti těmto rozhodnutím se lze odvolat do 15 dnů ode dne jejich doručení; včas podané odvolání má odkladný účinek.

Správce daně si může ověřovat již v průběhu zdaňovacího období řádné plnění záznamní povinnosti daňového subjektu, požadovat doklady, o nichž se vede průběžná evidence, a ukládat rozhodnutím povinnosti k odstranění závad. Proti tomuto rozhodnutí se lze odvolat do 15 dnů ode dne jeho doručení; včas podané odvolání má odkladný účinek.

Záznamy, evidence a doklady, na které se vztahuje záznamní povinnost, je daňový subjekt povinen uchovávat až do uplynutí lhůty pro stanovení daně, k níž se vztahují.

4. Náležitosti daňových dokladů

Obecná pravidla pro daňové doklady podle ZDPH

Plátci DPH musejí mít na paměti též náležitosti daňových dokladů. V zákoně o dani z přidané hodnoty jsou problematice daňových dokladů věnovány §§ 26 až 35, které stanovují nejen typy daňových dokladů a jejich náležitosti, ale i přesné určení, v jakých situacích je plátce, event. jiná osoba povinna daňový doklad vystavit atd. Pro přehlednost jsou tyto uvedeny v následující tabulce.

Typy daňového dokladu  Právní úprava
ZDPH
 
1.  Daňový doklad při dodání zboží, převodu nemovitosti nebo poskytnutí služby  Běžný daňový doklad  § 28 odst. 2 
Zjednodušený daňový doklad  § 28 odst. 4 
Splátkový kalendář  § 28 odst. 5 
Doklad o zaplacení  § 28 odst. 6 
Doklad o zaplacení vystavený státním orgánem  § 28 odst. 7 
Platební kalendář  § 28 odst. 9 
Daňové doklady v případech postupu podle zvláštního režimu (§§ 89 a 90 ZDPH)  § 28 odst. 10 
2.  Doklad o použití  § 29 
3.  Daňové doklady při dovozu a vývozu zboží  § 30 
4.  Daňový doklad při poskytnutí služby osobou registrovanou k dani v jiném členském státě  § 31 
5.  Daňový doklad při poskytnutí služby zahraniční osobou  § 32 
6.  Daňový doklad při poskytnutí služby  § 33 
7.  Daňový doklad při dodání zboží do jiného členského státu  § 34 
8.  Daňový doklad při pořízení zboží z jiného členského státu  § 35 
9.  Doklad o opravě základu a výše daně  § 42 
10.  Opravný daňový doklad  § 45 
11.  Daňový doklad při provedení opravy výše daně u pohledávek za dlužníky v insolvenčním řízení  § 46 

Obecná pravidla pro vystavování a archivaci daňových dokladů

Obecná pravidla pro vystavování a archivaci daňových dokladů nalezneme v §§ 26 a 27 ZDPH.

Vystavit daňový doklad je povinen plátce, který:

  • uskutečňuje zdanitelné plnění nebo

  • plnění osvobozené od daně s nárokem na odpočet daně,

a to:

  • do 15 dnů ode dne uskutečnění zdanitelného plnění nebo plnění osvobozeného od daně s nárokem na odpočet daně nebo

  • do 15 dnů ode dne přijetí platby, pokud k přijetí platby došlo před uskutečněním zdanitelného plnění,

  • do 15 dnů od konce kalendářního měsíce, pokud plátce použije souhrnný daňový doklad v případě uskutečnění několika samostatných zdanitelných plnění za tento měsíc,

  • do 15 dnů ode dne zjištění skutečnosti rozhodné pro provedení opravy původního daňového dokladu.

Plátce, který nevede účetnictví, nesmí vystavit daňový doklad při přijetí úplaty, pokud z ní k datu přijetí nepřiznal daň. Údaje o ceně a dani se na daňových dokladech uvádějí v české měně.

Daňové doklady v elektronické podobě

Možnost vystavení daňového dokladu v elektronické podobě je upravena v § 26 odst. 4 ZDPH.

Daňový doklad může být vystaven se souhlasem osoby, pro kterou se uskutečňuje zdanitelné plnění nebo plnění osvobozené od daně s nárokem na odpočet daně, i v elektronické podobě (elektronická fakturace), pokud jej plátce nebo osoba zplnomocněná k vystavení daňového dokladu (§ 26 odst. 3 ZDPH) opatřila zaručeným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb (dále jen „uznávaný elektronický podpis“) nebo elektronickou značkou založenou na kvalifikovaném systémovém certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb (dále jen „uznávaná elektronická značka“) nebo pokud je zaručena věrohodnost původu a neporušitelnost obsahu daňového dokladu elektronickou výměnou informací (EDI). 1)

V praxi se za elektronickou fakturaci často považuje i pouhé zasílání faktur jako přílohy e-mailu ve formátu PDF, ať už s elektronickým podpisem (značkou), nebo bez něj. Příjemce v takovém případě musí doklad vytisknout a opatřit podpisem osoby odpovědné za účetní případ, která odsouhlasí, že ke zdanitelnému plnění došlo v rozsahu uvedeném na dokladu. V takovém případě však nejde o elektronickou fakturaci podle § 26 ZDPH. K tomuto zasílání není třeba souhlas osoby, pro kterou se uskutečňuje zdanitelné plnění. Doklad tedy nemusí být opatřen vlastnoručním podpisem dodavatele, a už vůbec ne jeho razítkem (tyto údaje v současné praxi nemusejí obsahovat ani papírové doklady).

Odpovědnost za správnost údajů na daňovém dokladu

Za správnost údajů na běžném daňovém dokladu a za jeho vystavení ve stanovené lhůtě odpovídá plátce, který uskutečňuje zdanitelné plnění nebo plnění osvobozené od daně s nárokem na odpočet daně.

Za správnost vypočtené výše daně pro účely odpočtu daně ze zjednodušeného daňového dokladu a daňového dokladu při hromadné přepravě odpovídá plátce, pro něhož se zdanitelné plnění uskutečňuje.

Daňový doklad s různými sazbami daně

ZDPH stanoví zásadu, že na daňovém dokladu musejí být základy daně a výše daně u plnění s různými sazbami daně nebo osvobozením od daně s nárokem na odpočet daně uvedeny odděleně podle stanovených sazeb nebo osvobození od daně. U zjednodušeného daňového dokladu se částky včetně daně uvádějí odděleně podle stanovených sazeb.

Daňový doklad vystavený v cizím jazyce

Pokud je daňový doklad vystaven v cizím jazyce, je plátce daně povinen na žádost správce daně zajistit jeho překlad do českého jazyka. Tato úprava platí zejména pro doklady na dodání zboží do jiného členského státu a pořízení zboží z jiného členského státu, které jsou obvykle v cizím jazyce vystavovány.

Uchovávání daňových dokladů

Plátce je povinen uchovávat všechny daňové doklady nejméně po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se uskutečnilo plnění. Po tuto dobu je povinen zaručit věrohodnost původu dokladů a neporušitelnost jejich obsahu a umožnit správci daně k těmto dokladům přístup bez zbytečného odkladu.

ZDPH uvádí i možnost převodu daňového dokladu v listinné formě do elektronické podoby a možnost jeho úschovy v této podobě, pokud je pro převod zvolena metoda, která zaručuje neměnnost obsahu, čitelnost a věrohodnost původu a neporušitelnost obsahu daňového dokladu. Daňový doklad převedený do elektronické podoby musí být opatřen uznávaným elektronickým podpisem, který už nemusí být certifikován výhradně podle zákona o elektronickém podpisu, nebo uznávanou elektronickou značkou.

Běžný daňový

Nahrávám...
Nahrávám...