Účetní a daňové doklady, opravy chyb, obchodní listiny
Ing. Jana Pilátová
Při vedení daňové evidence, stejně tak jako při každé jiné činnosti,
se může stát, že uděláme chybu. Důležité je, abychom možnost chyb a omylů
snížili pokud možno na minimum a z již odhalených chyb (ať už námi, nebo někým
jiným) se ponaučili. Abychom těmto chybám předešli, musíme především vědět, jak
správně postupovat. V následujícím textu se tedy budeme věnovat otázkám, které
v praxi často vyvolávají nejistotu: „Jsou doklady, na základě kterých
prokazujeme situace zachycené do daňové evidence, v pořádku? Jaké mají být
náležitosti těchto dokladů? Jaké sankce nám hrozí v případě, že jsme udělali
chybu, a jak chybu správně opravit?
2. Náležitosti daňových dokladů pro účely zákona o daních z
příjmů
Zákon o daních z příjmů na rozdíl od zákona o DPH nebo zákona o
účetnictví nestanoví konkrétní náležitosti dokladů. I přes skutečnost, že
poplatníci vedoucí daňovou evidenci nejsou přímo vázáni zákonem o účetnictví a
nevztahují se na ně náležitosti účetních dokladů, lze doporučit dobrovolné
respektování těchto náležitostí vzhledem k důkaznímu břemenu poplatníka, který
je povinen prokázat všechny skutečnosti, které deklaruje v daňovém přiznání
(viz též Důkazní
prostředky).
Plátci DPH jsou samozřejmě vázáni zákonem o DPH, a tím i náležitostmi
daňových dokladů.
3. Náležitosti účetních dokladů
Co všechno musí účetní doklad obsahovat, najdeme v ustanovení § 11 ZÚ. Zde se dočteme, že účetní doklady jsou průkazné
účetní záznamy, které musejí obsahovat:
-
označení účetního dokladu,
-
obsah účetního případu a jeho účastníky,
-
peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a
vyjádření množství,
-
okamžik vyhotovení účetního dokladu,
-
okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem
vyhotovení účetního dokladu,
-
podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a podpisový
záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování.
Výše uvedené náležitosti, které se týkají jednoho účetního dokladu,
mohou být obsaženy na více účetních záznamech.
Podpisový záznam může být společný pro více účetních dokladů.
Účetní doklady vyhotovují účetní jednotky bez zbytečného odkladu po
zjištění skutečností, které se jimi dokládají.
To, že doklad má být označen jako účetní, ještě neznamená, že na každý
doklad musíme napsat: „Účetní doklad číslo ...“.
V daňové evidenci záleží na podnikateli, event. na jeho účetní(m),
jakým způsobem bude řadit a značit (číslovat) doklady. Nejčastěji používaným
modelem je situace, kdy jsou prvotní doklady seřazeny podle obsahu do tzv. skupin dokladů:
-
pokladní doklady (příjmové a výdajové),
-
bankovní doklady (výpisy z účtů),
-
-
-
interní doklady (např. mzdová evidence, příjemky a výdejky ze
skladů, karty DM atd.).
Poplatník by si měl stanovit, jakým způsobem bude řadit a číslovat
doklady. Seřazené prvotní doklady podle jednotlivých skupin dokladů se v
praxi nejčastěji zakládají do šanonů. Je to způsob rychlý a přehledný. Prvotním
dokladům se pak podle jednotlivých skupin přiřadí čísla, která jsou číslem
dokladu. Toto číslo nesmí být ani duplicitní, tedy dvakrát stejné, ani nesmí
chybět. Jedná se o číslo, které je konkrétnímu dokladu přiřazeno na základě
zápisu do daňové evidence.
Pozn: Místo „XX“ za lomítkem bude doplněno poslední
dvojčíslí příslušného roku.
Pokud existují dvě nebo více pokladen (např. pokladna korunová a
valutová nebo pokladny dle hmotně odpovědných osob), je zapotřebí zvážit tuto
skutečnost i ve vztahu k jednotnému číslování pokladních dokladů. Zvolený
systém číslování (značení) takovýchto pokladních dokladů bude samozřejmě
záviset i na možnostech používaného softwaru. Jedním z možných způsobů by
například mohlo být předřazení čísla konkrétní pokladny před číslo dokladu:
Číselná řada dokladů vystavených při příjmu či výdeji korun by tedy
vypadala následovně:
P1001/XX, P1002/XX, P1003/XX atd.
Číselná řada dokladů vystavených při příjmu či výdeji
valut:
P3001/XX, P3002/XX, P3003/XX atd.
Obdobným způsobem je nutno popsat též číslování a řazení ostatních
skupin dokladů (bankovních výpisů, došlých faktur, vydaných faktur, interních
dokladů).
Pojem „faktury“ zde používáme pouze jako výraz pracovní, neboť je v
praxi všeobecně znám a používán.
Číselné řady dokladů neslouží jenom k označení dokladů a k jejich
zařazení do soustavy dokladů, ale jejich prostřednictvím poplatník dokládá, že
jeho daňová evidence je úplná.
Pokud máme správně zaevidovat proběhlou transakci, musíme přesně
vědět, o čem byla. Z toho jasně vyplývá další náležitost dokladu a tou je popis
obsahu. Z dokladu musí být dobře čitelné, zda jsme např. nakoupili zboží a o
jaký konkrétní druh (typ) jde, nebo zda jsme nakoupili materiál. V obou
případech se může jednat např. o vrtačku, ale podle toho, za jakým účelem jsme
tuto vrtačku nakoupili, může jít o:
-
zboží – vrtačku jsme koupili za účelem jejího dalšího prodeje,
nebo
-
hmotný majetek – vrtačku jsme koupili s tím úmyslem, že ji budeme
používat k podnikatelské činnosti.
Nejenže musí být z dokladu jasné, že jde o vrtačku (odpověď na otázku: Co jsme nakoupili?), ale musí být též zřejmé, za jakým účelem jsme
vrtačku koupili (odpověď na otázku: Proč tato situace nastala, proč jsme
vrtačku koupili?).
Nahoru Nejčastější chyby v praxi
Nejčastější chybou v praxi je nepřesné nebo vůbec žádné označení
předmětu (obsahu) případu.
Na paragonu, který je prvotním dokladem o nákupu daného předmětu, není
přesně vyznačeno, co bylo nakoupeno, např.:
-
„nákup kancelářských potřeb“... ale jakých? Jedná se o
tužky, papír, malou kalkulačku, nůžky, lepidlo?
-
„Vrx 5 ks á 326,00 Kč“... Co je to Vrx?
Doklad na „nákup kancelářských potřeb“ správce daně pravděpodobně
neuzná.
Vůbec žádný popis obsahu daného případu:
Tato chyba se nejčastěji vyskytuje v situaci, kdy opravujeme chybný
zápis. Stornujeme původní chybný zápis a nahradíme jej novým nebo zaevidujeme
pouze rozdíl vzniklý původním chybným zápisem a nepopíšeme, tedy nevystavíme
interní doklad, kterým bychom stručně vysvětlili, proč a jak chybu
opravujeme.
Oprava chyb rozdílem se nedoporučuje.
Další častou chybou je ústní příkaz podnikatele o zaevidování určité
transakce, kterou podnikatel účetní(mu) nedoloží dokladem. Takovouto transakci
by účetní v žádném případě zaevidovat neměl(a)! Pakliže tuto transakci účetní
bez dokladu zaeviduje, bere na sebe riziko, že tato skutečnost nebude při
daňovém řízení dostatečným způsobem prokázána (poplatník neustojí důkazní
břemeno).
Ani z hlediska zákona o účetnictví, ani z pohledu zákona o daních z
příjmů není dána povinnost, že by na každém dokladu musela být „hlavička“
podnikatele nebo jeho razítko.
Je-li doklad označen číslem dokladu, je tím zahrnut do soustavy
dokladů konkrétního poplatníka a tímto je označen i jeden z účastníků příslušné
transakce (ekonomické činnosti). Je to jedna z možností, kterou lze použít
například u drobných nákupů v hotovosti. V tomto případě doporučujeme, aby bylo
popsáno a jako písemnost též archivováno řazení a číslování dokladů.
Dalším příkladem z praxe může být situace, kdy několik prvotních
dokladů (např. potvrzení o zaplaceném poštovném) je přílohou tzv. souhrnného
(sběrného) dokladu, na kterém je uvedena „hlavička“ podnikatele, event.
další chybějící náležitosti. V této situaci je dokladem souhrn dílčích dokladů,
které pouze jako celek splňují dané podmínky, a tedy jenom jako celek jsou
dokladem, na jehož základě lze zapisovat do daňové evidence.
Pro všechny doklady ale platí, že musejí být, ať již přímo, či
nepřímo, označeny oficiálním plným obchodním jménem poplatníka, což u fyzických
osob bývá v praxi častým problémem, neboť doklady jsou většinou označovány
pouze nedostatečně – buď jenom jménem a příjmením, nebo jenom dodatkem
obchodního jména. Je tedy důležité uvádět obchodní jméno v souladu s oprávněním
k podnikatelské činnosti tak, jak to vyplývá z předpisů, které pro danou
činnost platí. Například podniká-li někdo na základě živnostenského zákona,
musí používat pro své aktivity v této oblasti obchodní jméno, které souhlasí se
jménem na živnostenském oprávnění.
Nahoru Peněžní částka nebo informace o množství a ceně
V případě uvádění peněžní částky nebývají v praxi až tak časté
problémy. Za zmínku stojí snad jen upozornění, že pohyby ve valutové pokladně
či na devizovém účtu jsou prvotně uváděny v cizích měnách. Pro účely daňové
evidence se hodnota příjmů a výdajů v cizí měně přepočítá buď po skončení
zdaňovacího období kurzem stanoveným Ministerstvem financí, nebo v průběhu
kurzy podle zákona o účetnictví. Jednotný kurz a kurzy devizového trhu
uplatňované podle zákona o účetnictví pro přepočet cizí měny nelze v jednom
zdaňovacím období použít současně.
Okamžik vyhotovení dokladu a okamžik uskutečnění konkrétního
případu
Povinností účetní jednotky je vystavit účetní doklady bez zbytečného
odkladu po uskutečnění příslušné ekonomické činnosti. Zákon o účetnictví se
však na poplatníka vedoucího daňovou evidenci nevztahuje. Je tedy na jeho
rozhodnutí (podnikatele), kdy doklad vystaví. Lze však doporučit vystavovat
doklady ihned, a to minimálně ze dvou závažných důvodů:
-
abychom předešli případné možnosti, že daný doklad zapomeneme
vystavit,
-
abychom neporušili lhůty, které mohou být dány jinými obecně
závaznými právními předpisy.
Jsme-li plátci DPH, platí obecná povinnost vystavit daňový doklad
nejpozději do 15 dnů ode dne uskutečnění zdanitelného plnění nebo do 15 dnů ode
dne přijetí platby před uskutečněním zdanitelného plnění.
V zákoně č. 280/2009 Sb., daňový řád, je poplatníkům stanovena
záznamní povinnost. Fyzická osoba, která v rámci své podnikatelské nebo jiné
samostatně výdělečné činnosti uskutečňuje platby v hotovosti, je povinna vést
průběžně evidenci těchto plateb, pokud nezaznamenává údaje o těchto platbách v
jiné evidenci stanovené zákonem.
Správce daně může uložit fyzické osobě, aby kromě evidence stanovené
právním předpisem vedla zvláštní záznamy potřebné pro správné zjištění a
stanovení daně.
Záznamní povinnost ukládá správce daně rozhodnutím. Součástí
rozhodnutí musí být přesné stanovení zaznamenávaných údajů, jejich členění a
uspořádání, popřípadě návaznost na doklady, z nichž je záznam veden. Správce
daně rozhodnutí o uložení záznamní povinnosti změní nebo zruší, jestliže se
změnily nebo odpadly důvody, které vedly k jejímu uložení. Proti těmto
rozhodnutím se lze odvolat do 15 dnů ode dne jejich doručení; včas podané
odvolání má odkladný účinek.
Správce daně si může ověřovat již v průběhu zdaňovacího období řádné
plnění záznamní povinnosti daňového subjektu, požadovat doklady, o nichž se
vede průběžná evidence, a ukládat rozhodnutím povinnosti k odstranění závad.
Proti tomuto rozhodnutí se lze odvolat do 15 dnů ode dne jeho doručení; včas
podané odvolání má odkladný účinek.
Záznamy, evidence a doklady, na které se vztahuje záznamní povinnost,
je daňový subjekt povinen uchovávat až do uplynutí lhůty pro stanovení daně, k
níž se vztahují.
4. Náležitosti daňových dokladů
Nahoru Obecná pravidla pro daňové doklady podle ZDPH
Plátci DPH musejí mít na paměti též náležitosti daňových dokladů. V
zákoně o dani z přidané hodnoty jsou problematice daňových dokladů věnovány §§ 26 až 35, které stanovují nejen
typy daňových dokladů a jejich náležitosti, ale i přesné určení, v jakých
situacích je plátce, event. jiná osoba povinna daňový doklad vystavit atd. Pro
přehlednost jsou tyto uvedeny v následující tabulce.
Obecná pravidla pro vystavování a archivaci daňových
dokladů
Obecná pravidla pro vystavování a archivaci daňových dokladů nalezneme
v §§ 26 a 27 ZDPH.
Vystavit daňový doklad je povinen plátce, který:
-
uskutečňuje zdanitelné plnění nebo
-
plnění osvobozené od daně s nárokem na odpočet daně,
-
do 15 dnů ode dne uskutečnění zdanitelného plnění nebo plnění
osvobozeného od daně s nárokem na odpočet daně nebo
-
do 15 dnů ode dne přijetí platby, pokud k přijetí platby došlo
před uskutečněním zdanitelného plnění,
-
do 15 dnů od konce kalendářního měsíce, pokud plátce použije
souhrnný daňový doklad v případě uskutečnění několika samostatných zdanitelných
plnění za tento měsíc,
-
do 15 dnů ode dne zjištění skutečnosti rozhodné pro provedení
opravy původního daňového dokladu.
Plátce, který nevede účetnictví, nesmí vystavit daňový doklad při
přijetí úplaty, pokud z ní k datu přijetí nepřiznal daň. Údaje o ceně a dani se
na daňových dokladech uvádějí v české měně.
Nahoru Daňové doklady v elektronické podobě
Možnost vystavení daňového dokladu v elektronické podobě je upravena v § 26 odst. 4 ZDPH.
Daňový doklad může být vystaven se souhlasem osoby, pro kterou se
uskutečňuje zdanitelné plnění nebo plnění osvobozené od daně s nárokem na
odpočet daně, i v elektronické podobě (elektronická fakturace), pokud jej
plátce nebo osoba zplnomocněná k vystavení daňového dokladu (§ 26
odst. 3 ZDPH) opatřila zaručeným elektronickým podpisem založeným na
kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních
služeb (dále jen „uznávaný elektronický podpis“) nebo elektronickou značkou
založenou na kvalifikovaném systémovém certifikátu vydaném akreditovaným
poskytovatelem certifikačních služeb (dále jen „uznávaná elektronická značka“)
nebo pokud je zaručena věrohodnost původu a neporušitelnost obsahu daňového
dokladu elektronickou výměnou informací (EDI).
V praxi se za elektronickou fakturaci často považuje i pouhé zasílání faktur jako přílohy e-mailu ve formátu PDF, ať už s elektronickým
podpisem (značkou), nebo bez něj. Příjemce v takovém případě musí doklad
vytisknout a opatřit podpisem osoby odpovědné za účetní případ, která
odsouhlasí, že ke zdanitelnému plnění došlo v rozsahu uvedeném na dokladu. V
takovém případě však nejde o elektronickou fakturaci podle § 26 ZDPH. K tomuto zasílání není třeba
souhlas osoby, pro kterou se uskutečňuje zdanitelné plnění. Doklad tedy nemusí
být opatřen vlastnoručním podpisem dodavatele, a už vůbec ne jeho razítkem
(tyto údaje v současné praxi nemusejí obsahovat ani papírové doklady).
Nahoru Odpovědnost za správnost údajů na daňovém dokladu
Za správnost údajů na běžném daňovém dokladu a za jeho vystavení ve
stanovené lhůtě odpovídá plátce, který uskutečňuje zdanitelné plnění nebo
plnění osvobozené od daně s nárokem na odpočet daně.
Za správnost vypočtené výše daně pro účely odpočtu daně ze
zjednodušeného daňového dokladu a daňového dokladu při hromadné přepravě
odpovídá plátce, pro něhož se zdanitelné plnění uskutečňuje.
Nahoru Daňový doklad s různými sazbami daně
ZDPH stanoví zásadu, že na daňovém dokladu musejí být základy daně a
výše daně u plnění s různými sazbami daně nebo osvobozením od daně s nárokem na
odpočet daně uvedeny odděleně podle stanovených sazeb nebo osvobození od daně.
U zjednodušeného daňového dokladu se částky včetně daně uvádějí odděleně podle
stanovených sazeb.
Nahoru Daňový doklad vystavený v cizím jazyce
Pokud je daňový doklad vystaven v cizím jazyce, je plátce daně povinen
na žádost správce daně zajistit jeho překlad do českého jazyka. Tato úprava
platí zejména pro doklady na dodání zboží do jiného členského státu a pořízení
zboží z jiného členského státu, které jsou obvykle v cizím jazyce
vystavovány.
Nahoru Uchovávání daňových dokladů
Plátce je povinen uchovávat všechny daňové doklady nejméně po dobu 10
let od konce zdaňovacího období, ve kterém se uskutečnilo plnění. Po tuto dobu
je povinen zaručit věrohodnost původu dokladů a neporušitelnost jejich obsahu a
umožnit správci daně k těmto dokladům přístup bez zbytečného odkladu.
ZDPH uvádí i možnost převodu daňového dokladu v listinné formě do
elektronické podoby a možnost jeho úschovy v této podobě, pokud je pro převod
zvolena metoda, která zaručuje neměnnost obsahu, čitelnost a věrohodnost původu
a neporušitelnost obsahu daňového dokladu. Daňový doklad převedený do
elektronické podoby musí být opatřen uznávaným elektronickým podpisem, který už
nemusí být certifikován výhradně podle zákona o elektronickém podpisu, nebo
uznávanou elektronickou značkou.