Základní zásady při uplatňování cestovních náhrad

Základním ustanovením zákoníku práce, ze kterého vychází také úprava poskytování cestovních náhrad, je ustanovení § 2 odst. 2 podle kterého se závislá práce vykonává na náklady zaměstnavatele. Pokud při výkonu práce nebo v přímé souvislosti s ním vzniknou zaměstnanci výdaje, je zaměstnavatel povinen mu je nahradit, a to podle pravidel uvedených v části sedmé zákoníku práce.

Významným ustanovením zákoníku práce je ustanovení § 4b, ze kterého vyplývá, že je dovoleno vše, co není zakázáno. To platí také pro poskytování cestovních náhrad zaměstnancům podnikatelských subjektů. Pro příspěvkovou sféru (její vymezení viz Úvod, základní pojmy) však platí důležité omezení uvedené v § 173 zákoníku práce, podle kterého nelze zaměstnancům poskytovat jiné a vyšší cestovní náhrady než uvedené v hlavě III. části sedmé tohoto zákoníku.

Pro praktické uplatnění cestovních náhrad je nutno dodržovat některé důležité zásady. Tak jako z každé obecně platné zásady, i z dále uvedených zásad existují výjimky.

Zásadou, kterou je možno uplatnit při rozhodování o tom, zda příslušné osobě lze cestovní náhrady vyplatit, je zásada nezbytnosti související odměny za práci. Zjednodušeně řečeno, pokud není odměna za práci, nejde o výkon práce, a nelze tedy ani vyplatit cestovní náhrady. Vyplývá to zejména z toho, že cestovní náhrady se podle zákoníku práce poskytují zaměstnancům, tj. osobám v pracovněprávním vztahu k zaměstnavateli. Tato zásada není často dodržována zejména v případě dohod o provedení práce. Výjimkou z této zásady jsou např. cestovní náhrady poskytované podle § 184 školského zákona, členům statutárních orgánů právnických osob apod.

Praktickou zásadou, kterou je nutno uplatnit při výpočtu výše nároku zaměstnance na stravné, je zásada – každá pracovní cesta a každý kalendářní den pracovní cesty se posuzuje vždy samostatně. Tato zásada se uplatňovala do konce roku 2006 u všech pracovních cest bez ohledu na dobu trvání příslušné pracovní cesty. Od roku 2007 jsou z této zásady dvě důležité výjimky. První se týká stravného při dvoudenních tuzemských pracovních cestách a druhá zahraničního stravného u pracovních cest uskutečněných v jednom kalendářním dni. Každá z těchto výjimek je jiná a podrobně je komentována v kapitolách o stravném, resp. zahraničním stravném.

Z hlediska praktického uplatnění cestovních náhrad je nejdůležitější zásadou zásada prokazatelnosti, bez jejíchž dodržení by nebylo ani možné správné čerpání rozpočtových prostředků a daňové uplatnění cestovních náhrad.

Nezbytnost prokazatelnosti cestovních náhrad je zřejmá nejen z části sedmé zákoníku práce, ale také z účetních předpisů, pravidel čerpání rozpočtových prostředků a daňových zásad. Jak vyplývá z ustanovení zákoníku práce, ve kterých jsou uvedeny jednotlivé druhy cestovních náhrad, jde, s výjimkou stravného a kapesného, o náhrady prokázaných výdajů, přičemž tyto výdaje musí při vyúčtování prokázat zaměstnanec. V zásadě tak veškeré výdaje, které zaměstnanec na zaměstnavateli uplatňuje k proplacení, musí být prokázány doklady. Při následné kontrole vnějšími orgány pak bude příslušné skutečnosti a poskytnuté náhrady prokazovat zaměstnavatel. Z nezbytnosti doložit konkrétní částku dokladem jsou výjimky v případech:

Dokladem je v těchto případech také např. rozhodnutí zaměstnavatele (odpovědné osoby) o proplacení náhrad uvedené…