dnes je 28.3.2024

Input:

Základní zásady při uplatňování cestovních náhrad

9.8.2019, , Zdroj: Verlag DashöferDoba čtení: 5 minut

10.4.3
Základní zásady při uplatňování cestovních náhrad

Ing. Karel Janoušek

Základním ustanovením zákoníku práce, ze kterého vychází také úprava poskytování cestovních náhrad, je ustanovení § 2 odst. 2 ZP, podle kterého se závislá práce vykonává na náklady zaměstnavatele. Pokud při výkonu práce nebo v přímé souvislosti s ním vzniknou zaměstnanci výdaje, je zaměstnavatel povinen mu je nahradit, a to podle pravidel uvedených v části sedmé zákoníku práce.

Pro praktické uplatnění cestovních náhrad je nutno dodržovat některé důležité zásady. Tak jako z každé obecně platné zásady, i z dále uvedených zásad existují výjimky.

Základní zásady

Zásadou, kterou je možno uplatnit při rozhodování o tom, zda příslušné osobě lze cestovní náhrady vyplatit, je zásada nezbytnosti související odměny za práci. Zjednodušeně řečeno, pracovní cesta je cesta za účelem výkonu práce a výkon práce je tedy nezbytnou součástí pracovní cesty. Pokud není odměna za práci, nejde o výkon práce, a nelze tedy ani vyplatit cestovní náhrady.

Cestovní náhrady se podle zákoníku práce poskytují zaměstnancům, tj. osobám v pracovněprávním vztahu k zaměstnavateli. Výjimkou z této zásady jsou např. cestovní náhrady poskytované při výkonu činnosti v obecném zájmu podle § 184 zákona č. 561/2004 Sb., nebo osobám, která za zaměstnance pro své účely považuje podle § 6 odst. 2 ZDP apod.

Praktickou zásadou, kterou je nutno uplatnit při výpočtu výše nároku zaměstnance na stravné, je zásada – každá pracovní cesta a každý kalendářní den pracovní cesty se posuzuje vždy samostatně. Z této zásady jsou dvě důležité výjimky. První se týká stravného při dvoudenních tuzemských pracovních cestách a druhá zahraničního stravného u zahraničních pracovních cest uskutečněných v jednom kalendářním dni. Každá z těchto výjimek je jiná a podrobně je komentována v kapitolách o stravném, resp. zahraničním stravném.

Z hlediska praktického uplatnění cestovních náhrad je nejdůležitější zásadou zásada prokazatelnosti, bez jejíchž dodržení by nebylo ani možné správné čerpání rozpočtových prostředků a daňové uplatnění cestovních náhrad.

Prokazatelnost

Nezbytnost prokazatelnosti cestovních náhrad je zřejmá nejen z části sedmé zákoníku práce, ale také z účetních předpisů, pravidel čerpání rozpočtových prostředků a daňových zásad. Jak vyplývá z ustanovení zákoníku práce, ve kterých jsou uvedeny jednotlivé druhy cestovních náhrad, jde, s výjimkou stravného a kapesného, o náhrady prokázaných výdajů, přičemž tyto výdaje musí při vyúčtování prokázat zaměstnanec. V zásadě tak veškeré výdaje, které zaměstnanec na zaměstnavateli uplatňuje k proplacení, musí být prokázány doklady. Při následné kontrole vnějšími orgány pak bude příslušné skutečnosti a poskytnuté náhrady prokazovat zaměstnavatel. Z nezbytnosti doložit konkrétní částku dokladem jsou výjimky v případech:

  • výdajů, které zaměstnanec sice neprokázal dokladem, ale zaměstnavatel v souladu s ustanovením § 164 ZP a § 185 ZP uznal, že je zaměstnanec při pracovní cestě vynaložil a zaměstnanci náhradu za ně poskytl,

  • náhrady jízdních výdajů místní hromadnou dopravou poskytnuté zaměstnanci v případech uvedených v § 159 odst. 2 ZP,

  • částek cestovních náhrad, které vyplácí zaměstnavatel zaměstnanci podle § 182 ZP formou paušálních náhrad,

  • náhrady výdajů za spotřebované PHM poskytnuté zaměstnanci podle § 158 ZP ve výši stanovené s použitím ceny PHM uvedené ve vyhlášce MPSV platné pro příslušné období,

  • náhrady ve výši ceny jízdného za určený hromadný dopravní prostředek dálkové přepravy při použití jiného dopravního prostředku v souladu s ustanovením § 157 odst. 2 ZP.

Dokladem je v těchto případech také např. rozhodnutí zaměstnavatele (odpovědné osoby) o proplacení náhrad uvedené např. na

Nahrávám...
Nahrávám...