dnes je 16.11.2018
Input:

Kurzy pro přepočet měn při vyúčtování cestovních náhrad

28.11.2016, , Zdroj: Verlag Dashöfer

2016.25.26.7
Kurzy pro přepočet měn při vyúčtování cestovních náhrad

Ing. Karel Janoušek

Po ukončení pracovní cesty se provádí vyúčtování cestovních náhrad, při kterém se postupně určuje celková výše nároku zaměstnance na cestovní náhrady, porovnává se zálohou, která byla zaměstnanci na tuto pracovní cestu poskytnuta, a zjišťuje výše přeplatku nebo doplatku, který bude se zaměstnancem vypořádáván. Vyúčtování prováděno po zahraniční pracovní cestě je proti vyúčtování tuzemské pracovní cesty složitější v tom, že nárok zaměstnance na cestovní náhrady se prvotně zjišťuje v cizí měně. Je to dáno tím, že zahraniční stravné se stanoví vždy v cizí měně a tím, že zaměstnanec během zahraniční pracovní cesty hradí výdaje v zahraničí v cizí měně. Po zjištění výše nároku zaměstnance na cestovní náhrady v cizí měně (měnách) se provádí přepočet zpravidla na měnu, ve které mu byla na tuto zahraniční pracovní cestu poskytnuta záloha, příp. na měnu, ve které bude zaměstnanec vracet přeplatek (nebo jeho část) anebo ve které mu bude vyplacen doplatek.

V této etapě prací, tj. v etapě vyúčtování cestovních náhrad, některé firmy zcela nesprávně k přepočtu měn používají své účetní kurzy. Je nutno připomenout, že při uvedených činnostech, tj. při zjišťování celkové výše nároku zaměstnance na cestovní náhrady za danou zahraniční pracovní cestu a při zjišťování částky, která bude formou přeplatku nebo doplatku se zaměstnancem vypořádávána, je nutno použít výhradně kurzy stanovené zákoníkem práce v § 183 ZP a § 184 ZP. Nelze k tomu použít kurzy účetní, neboť ty se používají k přepočtu měn při účtování o uskutečněném účetním případu, nikoliv v uvedené etapě vyúčtování, kdy ještě žádný účetní případ nenastal. Účetním případem je např. okamžik vyplacení zálohy, okamžik převzetí přeplatku zaměstnavatelem, okamžik vyplacení doplatku zaměstnanci, nikoliv jeho výpočet.

V etapě vyúčtování cestovních náhrad jde tedy o použití kurzů uvedených v ustanoveních § 183 ZP a § 184 ZP, a to v případě, kdy:

1. zaměstnanci byla poskytnuta záloha na cestovní náhrady,

• kurz, kterým byla poskytnutá měna v zahraničí směněna na jinou měnu, a

• kurzy vyhlášené Českou národní bankou (dále jen ČNB) a platné v den poskytnutí zálohy,

2. zaměstnanci nebyla záloha poskytnuta,

• kurzy vyhlášené ČNB a platné v den nástupu na zahraniční pracovní cestu.

Jde o kurzy devizového trhu vyhlášené ČNB a platné pro příslušný pracovní den, tj. vyhlášené ČNB kolem 14.15 hod. (na www.cnb.cz jsou uveřejněny zpravidla po 14.30 hod.). Je-li dnem nástupu na pracovní cestu nepracovní den, použije se poslední platný kurz ČNB, tj. kurz platný předchozí pracovní den.

Pokud ČNB k příslušné měně denní kurz devizového trhu nevyhlašuje, použije se pro uvedený účel poslední platný kurz devizového trhu vyhlašovaný ČNB k poslednímu dni předchozího kalendářního měsíce uvedený na www.cnb.cz v části Ostatní měny. Jak již bylo uvedeno výše, pro uvedený účel nelze použít kurzy účetní, protože výpočet příslušných částek není ještě okamžikem uskutečnění účetního případu.

Pro zjištění použitelného kurzu není důležité, jak vysokou částku měny, která byla zaměstnanci formou zálohy poskytnuta, zaměstnanec směnil, ale to, že ji směnil v bance nebo směnárně (nikoliv v obchodě nebo u poskytovatele nějaké služby) v zahraničí. Smění-li zaměstnanec poskytnutou měnu v tuzemsku, nelze k uvedeným přepočtům použít kurz, kterým byla příslušná měna směněna na měnu jinou, neboť nejde o směnu provedenou v zahraničí. Také to, že zaměstnanec např. v taxíku, na benzince, v obchodě, v hotelu apod. zaplatil účet jednou měnou a rozdíl mu byl vydán v jiné měně (např. k platbě použil EUR a vrácenou částku obdržel v GBP), není důležité. Takový doklad o zaplacení nelze považovat za doklad o směně.

KURZY PRO PŘEPOČET MĚN PŘI POUŽITÍ PLATEBNÍ KARTY

Při používání platebních karet je častým problémem výběr správného kurzu pro vyúčtování cestovních náhrad zaměstnance. Složitost použití správného kurzu k přepočtu měn je při používání platebních karet způsobena zejména tím, že ve většině případů je zaměstnanci poskytnuta firemní platební karta vystavená k účtu zaměstnavatele na celou dobu její platnosti (jeden až tři roky) a zaměstnanec ji tedy po každé pracovní cestě nevrací zaměstnavateli. Datum poskytnutí platební karty a den nástupu na pracovní cestu jsou tak v těchto případech zpravidla vždy značně rozdílné. V řadě případů pak zaměstnanci na zahraniční pracovní cestě používají platební karty vystavené k jejich soukromému účtu (soukromé platební karty).

Při poskytnutí firemní platební karty zaměstnanci by jistě bylo neodůvodněné používat při vyúčtování cestovních náhrad ze všech pracovních cest kurzy ČNB platné v den, kdy zaměstnanec platební kartu převzal. To by bylo možné pouze v případě, kdy byla zaměstnanci poskytnuta bezprostředně před pracovní cestou. Je totiž třeba vzít také v úvahu to, že záloha se, ve smyslu části sedmé zákoníku práce, na příslušnou pracovní cestu poskytuje zaměstnanci v souvislosti s danou pracovní cestou.

Jestliže zaměstnanec po pracovní cestě platební kartu zaměstnavateli (např. k úschově do pokladny) nevrací, je nezbytné při vyúčtování cestovních náhrad za jednotlivé pracovní cesty postupovat tak, jako by záloha na pracovní cestu poskytnuta nebyla. Z toho pak také vyplývá, že k přepočtu měn při vyúčtování cestovních náhrad z příslušné zahraniční pracovní cesty by měl být podle § 184 ZP použit v zásadě vždy kurz ČNB platný v den nástupu na příslušnou zahraniční pracovní cestu (první den zahraniční pracovní cesty).

V případě, že zaměstnanec na pracovní cestě provádí prostřednictvím uvedené platební karty výběr hotovosti z bankomatu, jde prakticky o doplnění zálohy (byť nulové) v průběhu pracovní cesty, které nemá na způsob určení kurzů k přepočtu měn v etapě vyúčtování cestovních náhrad žádný vliv, protože před pracovní cestou mu záloha poskytnuta nebyla. Proto by i v tomto případě měl být použit kurz ČNB platný první den pracovní cesty. Den tohoto doplnění zálohy (výběru z bankomatu) tak nemá na výběr správného kurzu pro přepočet měn při vyúčtování cestovních náhrad zcela žádný vliv. Nejde totiž o poskytnutí zálohy před pracovní cestou, ale o doplnění zálohy během pracovní cesty.

Pokud je zaměstnanci, který má k dispozici firemní platební kartu, před příslušnou pracovní cestou poskytnuta také záloha v hotovosti, je pro výběr správného kurzu k použití v etapě vyúčtování cestovních náhrad rozhodující ustanovení § 183 odst. 4 ZP a k přepočtům měn se při vyúčtování cestovních náhrad použije kurz z dokladu o směně poskytnuté měny v zahraničí a kurzy ČNB platné v den poskytnutí zálohy.

Také při použití soukromé platební karty je v etapě vyúčtování nutno použít k přepočtům měn pouze kurzy uvedené v § 183 ZP§ 184 ZP. Proto např. nelze použít kurz, kterým banka provedla přepočet z bankomatu vybrané částky v cizí měně nebo úhrady služby (ubytování apod.) soukromou platební kartou, i kdyby ho zaměstnanec doložil výpisem ze svého účtu. Nejde totiž

.
  1. Smlouva o poskytnutí užívacích práv k On-line produktu (dále také jen   "smlouva") se uzavírá na dobu určitou, a to na dobu předplatného uvedenou v objednávce a ve faktuře. 
  2. Dojde-li k objednání On-line produktu nakladatelství přes internet, vzniká smlouva mezi objednatelem a nakladatelstvím okamžikem odeslání objednávky učiněné v internetovém obchodu nakladatelství. Podmínkou odeslání objednávky je odsouhlasení těchto všeobecných obchodních podmínek pro On-line produkty (dále také "VOP-O"), které se tak stávají právně závazné pro obě smluvní strany. 
  3. V případě objednání On-line produktu jakýmkoli jiným způsobem vzniká smlouva mezi objednatelem a nakladatelstvím zaplacením zálohové faktury. Úhradou zálohové faktury se stávají VOP-O právně závaznými pro obě smluvní strany. 
  4. Ke vzniku smlouvy mezi nakladatelstvím a objednatelem dojde vždy s výhradou ztráty schopnosti nakladatelství smlouvu plnit. 
  5. Objednateli vzniká právo užívat On-line produkt po uzavření smlouvy, zaplacení ceny (předplatného) On-line produktu  a aktivaci přístupu objednatele do On-line produktu provedené nakladatelstvím.
    O aktivaci přístupu do On-line produktu je objednatel nakladatelstvím informován emailem a současně jsou mu zaslány pokyny k přihlášení do On-line produktu. Rozhodne-li se objednatel svého práva na užívání On-line produktu nevyužít, nemá tato skutečnost vliv na platnost smlouvy a povinnost objednatele platit cenu On-line produktu (předplatné). 
  6. Smlouva se vždy automaticky prodlužuje o další předplatné období, jehož délka je shodná s délkou předcházejícího  předplatného období, nedoručí-li nejpozději 6 týdnů před uplynutím předplaceného období uvedeného na faktuře jakákoli ze smluvních stran druhé smluvní straně emailem nebo dopisem učiněné oznámení, že o automatické prodloužení předplatného nemá zájem. V případě jednoměsíčního předplatného se šestitýdenní lhůta pro doručení oznámení zkracuje na 15 dní a ust. čl. 8 VOP-O se nepoužije. Obě smluvní strany s automatickým prodlužováním smlouvy výslovně souhlasí. Objednatel je povinen platit nakladatelství předplatné navýšené o DPH po celou dobu platnosti smlouvy. 
  7.  Nakladatelství je s ohledem na nárůst průměrného indexu spotřebitelským cen oprávněno zvýšit jednou ročně ceny předplatného na další předplatné období, maximálně však vždy o 3 % z  ceny předplatného předcházejícího předplatného období. 
  8. Nakladatelství odešle objednateli zálohovou fakturu na další předplatné období vždy nejpozději 4 týdny před koncem stávajícího předplaceného období. 
  9. Dojde-li ze strany objednatele k prodlení se zaplacením ceny předplatného, je nakladatelství oprávněno požadovat od objednatele zaplacení nákladů spojených s vymáháním každé pohledávky ve výši 1200 Kč v souladu s nařízením vlády č. 351/2013 Sb. 
  10. Objednatel je povinen nakladatelství bez zbytečného odkladu oznámit jakékoli změny údajů, které  uvedl při uskutečnění objednávky. 
  11. On-line produkt podléhá autorskoprávní ochraně. On-line produkt nesmí být objednatelem ani nikým jiným bez předchozího souhlasu nakladatelství jakkoli rozmnožován, rozšiřován, pronajímán, propachtován, vystavován či půjčován třetím osobám a jeho obsah nesmí být sdělován v jakékoli formě veřejnosti. 
  12. Právo užívat On-line produkt je nepřenosné. Není-li mezi stranami smlouvy ujednáno jinak (multilicenční ujednání obsažené ve faktuře), má právo užívat On-line produkt
    a) v případě objednatelů - fyzických osob pouze tato jedna fyzická osoba a b) v případě objednatelů - právnických osob pouze jedna fyzická osoba u objednatele. 
  13. Poruší-li objednatel toto podlicenční ujednání nebo poruší-li jinou svou zákonnou či smluvní povinnost podstatným způsobem, je nakladatelství oprávněno od smlouvy s    okamžitým účinkem odstoupit a zrušit přístup objednatele k On-line produktu formou deaktivace přístupu nebo přístupového jména a hesla objednatele. 
  14. Nakladatelství nenese jakoukoli odpovědnost za správnost či úplnost obsahu On-line produktu a za případnou škodu či nemajetkovou újmu způsobenou přímo či nepřímo užitím obsahu On-line produktu. Ustanovení § 2950 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, se na odpovědnost nakladatelství neuplatní. 
  15. Nakladatelství odpovídá za to, že dostupnost On-line produktu nebude v průměru měsíčně nižší než 90%. Tato odpovědnost se však nevztahuje na kvalitu internetového připojení poskytovaného objednateli třetími osobami. Objednatel má právo odstoupit od smlouvy s účinky do budoucna, bude-li alespoň dva po sobě následující měsíce dostupnost On-line produktu nižší než 90 %. 
  16. V případě potřeby (oznámení, reklamace, stížnosti atp.) může objednatel kontaktovat nakladatelství na emailové adrese info@dashofer.cz nebo prostřednictvím kontaktů uvedených na www.dashofer.cz.  
  17. Není-li uvedeno jinak, mohou být veškerá oznámení adresovaná objednateli nakladatelstvím činěna ve formě elektronické zprávy adresované na emailovou adresu objednatele. Nakladatelství je dále oprávněno zasílat zálohové faktury a daňové doklady objednateli elektronicky, případně poštou. 
  18. Není-li v objednávce výslovně uvedeno jinak, má se za to, že objednatel je podnikatel a objednávku činí v souvislosti se svou podnikatelskou činností. V těchto případech se na právní vztah mezi objednatelem a nakladatelstvím neuplatní ustanovení § 1799 a § 1800 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník. Zákonná práva objednatelů - spotřebitelů nejsou tímto ustanovením dotčena. 
  19. Případné soudní spory vyplývající z právních vztahů mezi objednatelem a nakladatelstvím  bude rozhodovat obecný soud místně příslušný podle sídla nakladatelství. 
  20. Tyto všeobecné obchodní podmínky pro On-line produkty tvoří nedílnou součást smlouvy. Nakladatelství je oprávněno v případě potřeby tyto VOP-O jednostranně změnit. O takovéto změně bude objednatel vždy s dostatečným časovým předstihem písemně, elektronicky emailem anebo na internetových stránkách nakladatelství informován a bude mít možnost změnu VOP-O odmítnout a smlouvu z tohoto důvodu ukončit. 
  21. V případě rozporu mezi ustanovením smlouvy a těmito VOP-O má příslušné ustanovení smlouvy před VOP-O přednost . 
  22. Společnost Verlag Dashöfer, nakladatelství,spol.s r.o. se sídlem Praha 6 - Vokovice, Evropská 423/178, PSČ 160 00, IČ: 45245681, je zapsána u Městského soudu v Praze, oddíl C, vložka 7702.


Tyto obchodní podmínky si můžete vytisknout kliknutím na následující odkaz:
http://www.dashofer.cz/vop/online/vop-online.pdf.

.

Ochrana osobních údajů a jejich používání

Ochrana soukromí je záležitostí  důvěry a vaše důvěra je pro nás důležitá. Respektujeme vaše soukromí a při zpracování vašich osobních údajů dodržujeme zákonná právní předpisy týkající se ochrany osobních údajů, zejména tzv. GDPR (nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů)) (dále jen "Nařízení").

Chtěli bychom vás tímto informovat o našem nakládání s osobními údaji pro zajištění vaší informovanosti příp. pro získání souhlasu s jejich zpracováním.

1. Data a jejich využití 

Verlag Dashöfer, nakladatelství spol s r.o. jakožto Správce zpracovává osobní údaje za tímto účelem:

 

 

 

 

Výše uvedené údaje zpracováváme po dobu aktivní objednané služby a po dobu 5 let od ukončení objednané služby nebo nákupu singulárního produktu, nepožaduje-li právní předpis uchování smluvní dokumentace po dobu delší. V případě zpracování osobních údajů na základě uděleného dobrovolného souhlasu po dobu 5 let od udělení souhlasu.

Aktuální seznam našich zpracovatelů můžete nalézt zde.

2. Zabezpečení dat 

Ochrana vašich údajů je pro nás klíčová, proto vynakládáme maximální úsilí pro zajištění jejich bezpečnosti. Plně využíváme technická i organizační opatření pro prevenci neoprávněného přístupu k těmto datům a zamezení jejich zničení nebo zneužití. Způsoby zabezpečení vašich dat jsou také pravidelně kontrolovány.

Při zpracování údajů v plné míře využíváme možností pseudonymizace a anonymizace, abychom co nejvíce posílili jejich zabezpečení.   

 

3. Práva subjektů

Nad svými osobními údaji neztrácíte kontrolu. Můžete k nim kdykoliv přistupovat nebo je opravit. Jako subjekt zpracování osobních dat máte také následující práva: právo na potvrzení o zpracování a informace o tom, jaké osobní údaje o vás zpracováváme, na opravu, výmaz (pokud se nejedná o osobní údaje, které jsme povinni nebo oprávněni dále zpracovávat dle příslušných právních předpisů), omezení zpracování, přenos osobních údajů, námitku proti zpracování, podat stížnost u dozorového úřadu(ÚOOÚ), na účinnou soudní ochranu, pokud máte za to, že vaše práva podle Nařízení byla porušena v důsledku zpracování vašich osobních údajů v rozporu s tímto Nařízením. V případě zpracování na základě uděleného dobrovolného souhlasu máte také právo kdykoliv tento souhlas vzít zpět. 

V případě dalších dotazů ohledně zpracování osobních údajů nás můžete kontaktovat na info@dashofer.cz