Nepřístupný dokument, nutné přihlášení
Input:

Oběh účetních dokladů

14.1.2013, , Zdroj: Verlag Dashöfer

Oběh účetních dokladů

Ing. Jaroslav Trávníček

V souladu s ustanovením zákona o účetnictví se v podmínkách účetní jednotky vymezují konkrétní postupy, které jsou spojeny s oběhem účetních dokladů, jejich odsouhlasením věcným a formálním.

Pozor!
Základní informaci o účetních principech naleznete v textech Účetnictví a Účetní závěrka. Je zřejmé, že kvalita účetnictví je závislá nejen na oběhu účetních dokladů, ale také na schopnosti prokázat kompetence a odpovědnost pracovníků zajišťujících ekonomickou agendu.

Rada
Zejména při auditu účetních závěrek a daňových kontrolách se objevují pochybení, když účetní jednotka není schopna v prvním případě obhájit účetní postupy, ve druhém důkazní břemeno především pro účely daně z příjmů a daně z přidané hodnoty.

Proto se zde věnujeme konkrétním úkolům, které musí vedení účetní jednotky zajistit a měly by být obsaženy ve vnitropodnikové směrnici. Zaměříme se na následující oblasti: otázku průkaznosti, resp. kompetencí a podpisových práv, účetní záznamy, obsah účetního případu a jeho zaúčtování.

Pozor!
Na závěr uvedeme několik doporučení pro kontrolní mechanismy, jež jsou nedílnou součástí této problematiky. A také je připraven vzorový příklad vnitropodnikové směrnice.

Podpisový řád

Nedílnou součástí je stanovení jednotlivých kompetencí a povinností včetně tzv. podpisového řádu. Dále připomínáme některé účetní pojmy, se kterými se setkáme při sledování oběhu účetních dokladů.

Podpisovým záznamem se rozumí podpis osoby, jež je povinna v souladu s podpisovým řádem připojit svůj podpisový záznam na účetní záznam. Podpisové záznamy mohou existovat ve dvou podobách, a to:

  • vlastnoruční podpis v případě účetních záznamů v písemné podobě,

  • identifikační záznam či kód v případě účetních záznamů v technické podobě.

Rada
Vlastnoruční podpis nelze nahradit parafou, šifrou, zkratkou či podpisovým razítkem. Nedoplnění vlastnoručního podpisu na účetní záznam vedený v písemné podobě a jeho nahrazení některou z výše uvedených forem znamená, že podpisový záznam není uveden.

Účetní software

Nejen pro podpisové záznamy, ale též pro navazující oblasti oběhu účetních dokladů je podstatné, jak kvalitní účetní program je používán. Měl by splňovat nejen podmínky kladené účetními předpisy na účetní záznamy. Proto je nutné prověřit, jestli nabízí nástroje pro kontrolní mechanismy, které rozebíráme v závěru hesla.

Vzhledem k tomu, že i účetní záznamy (včetně účetních dokladů) vedené a existující pouze v podobě technických záznamů musí být doplněny podpisovými záznamy, přičemž i tyto podpisové záznamy mohou existovat pouze v technické formě, považuje se za naplnění povinnosti doplnění podpisových záznamů přístupová identifikace k softwarovým produktům.

Rada
Osobou oprávněnou, odpovědnou i povinnou, jak jsou dále definovány, se v tomto případě rozumí osoba, jež disponuje přístupovým oprávněním či přístupovým klíčem, který umožňuje či stanovuje provedení automatizované operace.

„Účetní pozice“

Ve směrnici oběh účetních dokladů musí být jasně určeny osoby zabezpečující účetnictví a jejich kompetence. Hovoříme o osobách oprávněných, odpovědných a povinných.

Osobou oprávněnou se rozumí osoba, v jejíž kompetenci je danou účetní operaci či způsob vedení účetnictví nařídit a schválit. Jde tedy o vrcholnou odpovědnost za daný účetní případ, který je nesen účetním záznamem.

Osobou odpovědnou se rozumí osoba, jež odpovídá za věcný obsah a věcnou správnost daného účetního případu či účetního záznamu. Tato osoba garantuje svým podpisovým záznamem, že věcný obsah účetního případu či účetního záznamu odpovídá skutečnosti a je věcně správný.

Do třetice osobou povinnou se rozumí osoba, která je povinna daný účetní případ provést či podle účetního záznamu upravujícího způsob vedení účetnictví postupovat. Osoba povinná tedy odpovídá svým podpisovým záznamem za provedení dané účetní operace v intencích schválených osobou oprávněnou a osobou odpovědnou.

Příklad
Organizace účtáren, pozice jednotlivých účetních a nadřízené „hlavní účetní“ je nutné jednoznačně deklarovat. Samozřejmě s ohledem na velikosti účetní jednotky. U větších firem se setkáme s pozicemi: hlavní účetní a vedoucí účtárny, které plní funkci osoby oprávněné. Pozice samostatných účetních odpovídá osobě odpovědné a povinné.

Pozor!
Odpovědnost osoby povinné je omezena pouze na případy, kdy se odchýlí od postupu schváleného osobou oprávněnou a osobou odpovědnou. Jde o odpovědnost za obsah účetního případu, zaúčtování účetního případu, provedení účetního zápisu, formální přezkoušení účetního dokladu, za ověření přípustnosti.

Účetní záznam

Tuto účetní kategorii rozebíráme samostatně v Účetní záznam. Platí to též pro pojem účetní doklad.

Rada
Důsledně je třeba v některých případech rozlišovat nároky kladené na daňové doklady pro účely DPH. Ne každý účetní doklad je tímto daňovým dokladem.

Obsah účetního případu

Odpovědnost za správnost účetního případu doloženého daným účetním dokladem je jasně dána (viz výše). Neméně podstatné je zaúčtování účetního případu.

Pozor!
Osobou odpovědnou za zaúčtování účetního případu se rozumí osoba,