dnes je 24.1.2019
Input:

Oblečení v nákladech firmy

31.10.2016, , Zdroj: Verlag Dashöfer

Oblečení v nákladech firmy

RNDr. Ivan Brychta

V tomto textu se budeme blíže zabývat otázkou daňové uznatelnosti nákladů spojených s pořízením a údržbou pracovního oblečení, a to jak u zaměstnanců, tak u podnikatelů (osob samostatně výdělečně činných).

1. Právní úprava

Právní úprava
Při řešení problematiky týkající se oblečení poskytovaného zaměstnancům je třeba vyjít zejména z následujících právních norem:

  • zákoník práce, zejména §§ 101 až 108 ZP (bezpečnost a ochrana zdraví při práci)

  • zákon o daních z příjmů, zejména § 6 odst. 7 písm. b) ZDP a § 6 odst. 8 ZDP (zdaňování zaměstnanců) a § 24 odst. 2 písm. p) a x) ZDP (daňová uznatelnost u zaměstnavatele)

  • pokyn GFŘ D-22 v části k § 6 odst. 7 písm. b)

2. Oblečení poskytované zaměstnancům

Zákoník práce stanovuje povinnost zaměstnavatele poskytnout pracovní oděv a obuv zaměstnancům pracujícím v prostředí, v němž oděv nebo obuv podléhá při práci mimořádnému opotřebení nebo znečištění, anebo plní ochrannou funkci. Z ustanovení ZDP pak vyplývá, že hodnota tohoto oblečení je daňově uznatelným nákladem. V některých případech však lze jako daňově uznatelný náklad přijmout i hodnotu oblečení nad rámec zákoníku práce, zejména v případech, kdy oblečení plní úlohu reklamy a propagace.

Oblečení jako ochranný prostředek

Pokud je oblečení zaměstnancům poskytováno jako osobní ochranný pracovní prostředek, budou náklady na pořízení a údržbu u zaměstnavatele daňově uznatelnými, pokud:

  • bude oblečení použito k pracovní činnosti v prostředí, v němž oděv nebo obuv podléhá při práci mimořádnému opotřebení nebo znečištění,

  • ve vnitřní směrnici nebo v kolektivní smlouvě je stanoven rozsah poskytovaného oblečení, případně pravidla jeho používání,

  • je doložen nákup oblečení (fakturou nebo jiným dokladem), případně je doloženo jeho pořízení ve vlastní režii,

  • je doloženo jeho předání zaměstnanci,

  • jsou zaúčtovány do správného účetního období.

Protože povinnost poskytnout toto oblečení vyplývá ze znění ZP, jde automaticky o náklad daňově uznatelný podle § 24 odst. 2 písm. p) ZDP, není třeba prokazovat jeho vztah ke zdanitelným příjmům.

Příklad
Autoopravna poskytuje svým zaměstnancům – automechanikům pracovní oděv. Podle vnitřní směrnice se jedná o pracovní oblek, čepici a pracovní rukavice. Oblečení nakupuje od dodavatelů na základě faktury skladník, vede evidenci o jejich poskytnutí zaměstnancům a vydává je pouze proti podpisu. Znečištěné oblečení mu zaměstnanci vrací a skladník zajišťuje jeho případné vyčištění v blízké prádelně.

O daňové uznatelnosti nákladů na pořízení a údržbu oblečení nebude sporu.

Příklad
V zámečnické dílně o třech zaměstnancích neexistuje žádný vnitřní předpis o používání pracovních oděvů, o jejich případném nákupu rozhoduje vedoucí podle finanční situace. V únoru bylo nakoupeno 45 pracovních oděvů, nákupní faktura byla účtována ihned do nákladů. O výdeji oděvů pracovníkům není vedena žádná evidence a nevydané pracovní oděvy nebyly zahrnuty ani v inventarizaci.

Příslušné náklady nebudou pravděpodobně uznány jako daňově uznatelné, ne proto, že by to vyplývalo z jejich podstaty, nýbrž proto, že zámečnická dílna neprokáže, že by byly spotřebovány v souvislosti s pracovními výkony zaměstnanců (vycházelo by 15 oděvů na pracovníka), navíc není ani doložitelné, že oděvy zaměstnanci vůbec převzali.

V řadě případů nebude pochyb o tom, že oděv v daném prostředí podléhá mimořádnému opotřebení nebo znečištění, například u většiny dělnických profesí, jindy mohou nastat pochybnosti. Je potřeba posoudit konkrétní situaci, jinak tomu bude u prodavačů v řeznictví a jinak v prodejně knih. V duchu předchozího příkladu je nutné prokázat i přiměřenost v počtu poskytnutých pracovních oděvů dle konkrétních podmínek a druhu vykonávané práce. Toto by mělo být taktéž součástí vnitřní směrnice.

Zákaz finančního plnění

Zákoník práce neumožňuje zaměstnavateli nahrazovat povinné poskytování pracovních oděvů a obuvi plnících funkci ochranných pracovních prostředků finančním plněním. Pokud tak zaměstnavatel přesto činí, příslušné finanční plnění není plněním podle zákoníku práce a daňová uznatelnost tohoto nákladu bude sporná.

Příklad
Stavební dílna ve vnitřním předpise stanovila, že ročně proplatí svým zaměstnancům náklady na ochranné pomůcky (helmu, pracovní oděv a obuv) ve výši 2 000 Kč na osobu.

Náklad u zaměstnavatele nebude pravděpodobně uznán jako daňový a u zaměstnance bude vyplacená částka předmětem daně. Zaměstnavatel zároveň porušuje své povinnosti vyplývající z § 104 odst. 5 ZP.

Stejnokroje

Poskytnutí stejnokrojů (jednotného pracovní oblečení) plní zejména reklamní, propagační nebo organizační účely. Toto oblečení není podle § 6 odst. 7 písm. b) ZDP předmětem daně u zaměstnance. Bude-li u zaměstnavatele zároveň plnit i funkci ochranného pracovního oděvu, pak nebude s daňovou uznatelností souvisejících nákladů problém (viz předchozí). Bude-li sloužit jen pro účely reklamní či propagační, pak bude zpravidla také daňovým nákladem zaměstnavatele, a to podle obecného ustanovení § 24 odst. 1 ZDP (coby náklad na reklamu a propagaci). Zaměstnavatel by měl při poskytování stejnokrojů postupovat obdobným způsobem, jak je výše uvedeno u pracovního oblečení plnícího funkci ochranných prostředků.

K poskytování stejnokrojů (jednotného pracovního oblečení) doplňujeme názor správce daně publikovaný v pokynu GFŘ D-22. Podle něho je předpokladem, že:

  • zaměstnavatel ve vnitřním předpise nebo smluvní strany v kolektivní smlouvě stanoví povinnost zaměstnanců používat pracovní oblečení pouze při výkonu zaměstnání a vymezí charakter a podobu jednotného pracovního oblečení a všech jeho součástí,

  • zaměstnavatel musí zajistit, aby jednotné pracovní oblečení bylo trvale a viditelně označeno identifikačními znaky zaměstnavatele, čímž se rozumí např. obchodní jméno, ochranná známka, firemní barvy apod., přičemž další součásti jednotného pracovního oblečení, které nelze opatřit viditelným či trvalým označením, by měly být poskytovány v přiměřené hodnotě a množství.

Příklad
Firma provozující několik restaurací poskytuje svým zaměstnancům – číšníkům a servírkám - stejnokroje ve firemních barvách sestávající z kalhot, košile nebo blůzy a čepice a k tomu přidává černou obuv. Používání tohoto oblečení upravuje vnitřní směrnice, zaměstnanci je nesmí nosit mimo svou práci, o jeho výdeji je vedena evidence.

Náklady na toto oblečení i obuv jsou daňově uznatelné.

Příklad
Cestovní kancelář koupila svým zaměstnancům jednotné bílé košile. Jde o běžnou konfekci, košile nejsou opatřeny ani ochrannou známkou, ani obchodním jménem a cestovní kancelář nemá ani firemní barvy. Byl vypracován vnitřní předpis, košile byly vydány proti podpisu.

Náklady mohou být správcem zpochybněny s odkazem na výše uvedený názor prezentovaný v pokynu GFŘ D-22.

Paušální příspěvek

V některých případech lze poskytnutí určitého plnění zaměstnancům nahradit paušálním příspěvkem. Tento příspěvek je finančním plněním, proto ho nelze použít tam, kde zákoník práce náhradu finančním plněním nedovoluje. Nelze jím tedy nahradit poskytnutí oděvu jako osobního ochranného pracovního prostředku, ale lze poskytnout paušální příspěvek na praní a údržbu tohoto oděvu.

V každém případě by mělo být poskytnutí paušálního příspěvku:

  • upraveno v kolektivní smlouvě nebo vnitřním předpise,

  • jeho výše prokazatelně stanovena na základě kalkulace skutečných výdajů,

  • také bychom měli dbát na zaúčtování do správného účetního období (např. příspěvek na první polovinu roku 201X+1, který je vyplacen v 12/201X, by měl být v účetnictví roku 201X časově rozlišen).

Pozor!
Pokud dojde ke změně podmínek, za kterých byl paušál stanoven, je zaměstnavatel povinen výši paušálu upravit.

Příklad
Firma provozující maloobchodní prodejnu poskytuje prodavačkám jednotný oděv a měsíčně jim vyplácí příspěvek na praní těchto oděvů. Pro vyplácení těchto příspěvků je stanoven vnitřní předpis a jeho výše je odvozena z předpokladu praní jednou týdně a z ceny v blízké prádelně.

Příspěvek nebude předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti u zaměstnanců a u zaměstnavatele bude daňově uznatelným nákladem.

Žádný zákon sice nevylučuje nahrazení jednotného pracovního oděvu (na rozdíl od oblečení používaného jako ochranný prostředek) paušálním příspěvkem, ale reálné využití je asi těžko možné.

Jiné případy poskytnutí oblečení

Zákon o daních z příjmů v § 6 odst. 7 písm. b) ZDP hovoří obecně o pracovním oblečení určeném zaměstnavatelem pro výkon zaměstnání a nevymezuje žádné znaky jednotného pracovního oblečení. Ty definuje pokyn GFŘ, který není obecně závazný, nelze proto vyloučit, že uhájíme jako daňově uznatelné i jiné případy poskytnutí pracovního oblečení zaměstnancům než případy výše uvedené. Je však potřeba počítat s obtížemi při daňové kontrole a nejistým výsledkem.

Oblečení jako reklamní předmět

Pro úplnost je třeba zmínit se ještě o možnosti, že určitá část oblečení (zpravidla tričko nebo čepice) bude rozdávána jako reklamní předmět. Hodnota tohoto oblečení bude daňově uznatelným nákladem, a to i v případě poskytnutí zaměstnancům, pokud:

  • hodnota jednoho kusu nepřesahuje 500 Kč (u plátců DPH bez této daně) a

  • každý kus je opatřen obchodní firmou nebo ochrannou známkou toho, kdo je rozdává, nebo názvem propagovaného zboží nebo služby.

Příklad
Firma nakoupí 200 ks bílých triček celkem za 10 000 Kč bez DPH a nechá je potisknout logem své firmy. Za potisk zaplatí celkem 3 000 Kč bez DPH. Má k dispozici evidenci, kolik triček při jaké příležitosti rozdala, ale neeviduje, kdo byl příjemcem daru. Také každý ze zaměstnanců dostal jedno tričko, které někteří nosí v práci i mimo ni, jiní ho dali např. svým dětem.

Jednotková cena trička bez DPH je 65 Kč (13 000 / 200), proto je tato částka daňově uznatelným nákladem. Pro příjemce – fyzickou osobu se může jednat o osvobozený příjem podle § 4 odst. 1 písm. f) ZDP (v případě příjmu z reklamní soutěže či reklamního slosování do 10 000 Kč) nebo podle § 4a písm. g) ZDP (když reklamní předmět obdrží příjemce v souvislosti se svou samostatnou činností). Příjem u zaměstnance by nebyl předmětem daně ze závislé činnosti, pokud by se jednalo o pracovní oblečení (stejnokroj), případně kdyby povinnost nosit triko a propagovat firmu vyplývala z pracovní náplně zaměstnance (či interních předpisů firmy).

3. Oblečení používané podnikatelem

Právní úprava
Právní úprava

U podnikatelů se nelze opřít o zákoník práce, při posuzování daňové uznatelnosti nákladů na oblečení musíme vyjít z § 24 odst. 1 ZDP a prokázat, že jde o náklady vynaložené na dosažení, zajištění a udržení

.
  1. Smlouva o poskytnutí užívacích práv k On-line produktu (dále také jen   "smlouva") se uzavírá na dobu určitou, a to na dobu předplatného uvedenou v objednávce a ve faktuře. 
  2. Dojde-li k objednání On-line produktu nakladatelství přes internet, vzniká smlouva mezi objednatelem a nakladatelstvím okamžikem odeslání objednávky učiněné v internetovém obchodu nakladatelství. Podmínkou odeslání objednávky je odsouhlasení těchto všeobecných obchodních podmínek pro On-line produkty (dále také "VOP-O"), které se tak stávají právně závazné pro obě smluvní strany. 
  3. V případě objednání On-line produktu jakýmkoli jiným způsobem vzniká smlouva mezi objednatelem a nakladatelstvím zaplacením zálohové faktury. Úhradou zálohové faktury se stávají VOP-O právně závaznými pro obě smluvní strany. 
  4. Ke vzniku smlouvy mezi nakladatelstvím a objednatelem dojde vždy s výhradou ztráty schopnosti nakladatelství smlouvu plnit. 
  5. Objednateli vzniká právo užívat On-line produkt po uzavření smlouvy, zaplacení ceny (předplatného) On-line produktu  a aktivaci přístupu objednatele do On-line produktu provedené nakladatelstvím.
    O aktivaci přístupu do On-line produktu je objednatel nakladatelstvím informován emailem a současně jsou mu zaslány pokyny k přihlášení do On-line produktu. Rozhodne-li se objednatel svého práva na užívání On-line produktu nevyužít, nemá tato skutečnost vliv na platnost smlouvy a povinnost objednatele platit cenu On-line produktu (předplatné). 
  6. Smlouva se vždy automaticky prodlužuje o další předplatné období, jehož délka je shodná s délkou předcházejícího  předplatného období, nedoručí-li nejpozději 6 týdnů před uplynutím předplaceného období uvedeného na faktuře jakákoli ze smluvních stran druhé smluvní straně emailem nebo dopisem učiněné oznámení, že o automatické prodloužení předplatného nemá zájem. V případě jednoměsíčního předplatného se šestitýdenní lhůta pro doručení oznámení zkracuje na 15 dní a ust. čl. 8 VOP-O se nepoužije. Obě smluvní strany s automatickým prodlužováním smlouvy výslovně souhlasí. Objednatel je povinen platit nakladatelství předplatné navýšené o DPH po celou dobu platnosti smlouvy. 
  7.  Nakladatelství je s ohledem na nárůst průměrného indexu spotřebitelským cen oprávněno zvýšit jednou ročně ceny předplatného na další předplatné období, maximálně však vždy o 3 % z  ceny předplatného předcházejícího předplatného období. 
  8. Nakladatelství odešle objednateli zálohovou fakturu na další předplatné období vždy nejpozději 4 týdny před koncem stávajícího předplaceného období. 
  9. Dojde-li ze strany objednatele k prodlení se zaplacením ceny předplatného, je nakladatelství oprávněno požadovat od objednatele zaplacení nákladů spojených s vymáháním každé pohledávky ve výši 1200 Kč v souladu s nařízením vlády č. 351/2013 Sb. 
  10. Objednatel je povinen nakladatelství bez zbytečného odkladu oznámit jakékoli změny údajů, které  uvedl při uskutečnění objednávky. 
  11. On-line produkt podléhá autorskoprávní ochraně. On-line produkt nesmí být objednatelem ani nikým jiným bez předchozího souhlasu nakladatelství jakkoli rozmnožován, rozšiřován, pronajímán, propachtován, vystavován či půjčován třetím osobám a jeho obsah nesmí být sdělován v jakékoli formě veřejnosti. 
  12. Právo užívat On-line produkt je nepřenosné. Není-li mezi stranami smlouvy ujednáno jinak (multilicenční ujednání obsažené ve faktuře), má právo užívat On-line produkt
    a) v případě objednatelů - fyzických osob pouze tato jedna fyzická osoba a b) v případě objednatelů - právnických osob pouze jedna fyzická osoba u objednatele. 
  13. Poruší-li objednatel toto podlicenční ujednání nebo poruší-li jinou svou zákonnou či smluvní povinnost podstatným způsobem, je nakladatelství oprávněno od smlouvy s    okamžitým účinkem odstoupit a zrušit přístup objednatele k On-line produktu formou deaktivace přístupu nebo přístupového jména a hesla objednatele. 
  14. Nakladatelství nenese jakoukoli odpovědnost za správnost či úplnost obsahu On-line produktu a za případnou škodu či nemajetkovou újmu způsobenou přímo či nepřímo užitím obsahu On-line produktu. Ustanovení § 2950 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, se na odpovědnost nakladatelství neuplatní. 
  15. Nakladatelství odpovídá za to, že dostupnost On-line produktu nebude v průměru měsíčně nižší než 90%. Tato odpovědnost se však nevztahuje na kvalitu internetového připojení poskytovaného objednateli třetími osobami. Objednatel má právo odstoupit od smlouvy s účinky do budoucna, bude-li alespoň dva po sobě následující měsíce dostupnost On-line produktu nižší než 90 %. 
  16. V případě potřeby (oznámení, reklamace, stížnosti atp.) může objednatel kontaktovat nakladatelství na emailové adrese info@dashofer.cz nebo prostřednictvím kontaktů uvedených na www.dashofer.cz.  
  17. Není-li uvedeno jinak, mohou být veškerá oznámení adresovaná objednateli nakladatelstvím činěna ve formě elektronické zprávy adresované na emailovou adresu objednatele. Nakladatelství je dále oprávněno zasílat zálohové faktury a daňové doklady objednateli elektronicky, případně poštou. 
  18. Není-li v objednávce výslovně uvedeno jinak, má se za to, že objednatel je podnikatel a objednávku činí v souvislosti se svou podnikatelskou činností. V těchto případech se na právní vztah mezi objednatelem a nakladatelstvím neuplatní ustanovení § 1799 a § 1800 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník. Zákonná práva objednatelů - spotřebitelů nejsou tímto ustanovením dotčena. 
  19. Případné soudní spory vyplývající z právních vztahů mezi objednatelem a nakladatelstvím  bude rozhodovat obecný soud místně příslušný podle sídla nakladatelství. 
  20. Tyto všeobecné obchodní podmínky pro On-line produkty tvoří nedílnou součást smlouvy. Nakladatelství je oprávněno v případě potřeby tyto VOP-O jednostranně změnit. O takovéto změně bude objednatel vždy s dostatečným časovým předstihem písemně, elektronicky emailem anebo na internetových stránkách nakladatelství informován a bude mít možnost změnu VOP-O odmítnout a smlouvu z tohoto důvodu ukončit. 
  21. V případě rozporu mezi ustanovením smlouvy a těmito VOP-O má příslušné ustanovení smlouvy před VOP-O přednost . 
  22. Společnost Verlag Dashöfer, nakladatelství,spol.s r.o. se sídlem Praha 6 - Vokovice, Evropská 423/178, PSČ 160 00, IČ: 45245681, je zapsána u Městského soudu v Praze, oddíl C, vložka 7702.


Tyto obchodní podmínky si můžete vytisknout kliknutím na následující odkaz:
http://www.dashofer.cz/vop/online/vop-online.pdf.

.

Ochrana osobních údajů a jejich používání

Ochrana soukromí je záležitostí  důvěry a vaše důvěra je pro nás důležitá. Respektujeme vaše soukromí a při zpracování vašich osobních údajů dodržujeme zákonná právní předpisy týkající se ochrany osobních údajů, zejména tzv. GDPR (nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů)) (dále jen "Nařízení").

Chtěli bychom vás tímto informovat o našem nakládání s osobními údaji pro zajištění vaší informovanosti příp. pro získání souhlasu s jejich zpracováním.

1. Data a jejich využití 

Verlag Dashöfer, nakladatelství spol s r.o. jakožto Správce zpracovává osobní údaje za tímto účelem:

 

 

 

 

Výše uvedené údaje zpracováváme po dobu aktivní objednané služby a po dobu 5 let od ukončení objednané služby nebo nákupu singulárního produktu, nepožaduje-li právní předpis uchování smluvní dokumentace po dobu delší. V případě zpracování osobních údajů na základě uděleného dobrovolného souhlasu po dobu 5 let od udělení souhlasu.

Aktuální seznam našich zpracovatelů můžete nalézt zde.

2. Zabezpečení dat 

Ochrana vašich údajů je pro nás klíčová, proto vynakládáme maximální úsilí pro zajištění jejich bezpečnosti. Plně využíváme technická i organizační opatření pro prevenci neoprávněného přístupu k těmto datům a zamezení jejich zničení nebo zneužití. Způsoby zabezpečení vašich dat jsou také pravidelně kontrolovány.

Při zpracování údajů v plné míře využíváme možností pseudonymizace a anonymizace, abychom co nejvíce posílili jejich zabezpečení.   

 

3. Práva subjektů

Nad svými osobními údaji neztrácíte kontrolu. Můžete k nim kdykoliv přistupovat nebo je opravit. Jako subjekt zpracování osobních dat máte také následující práva: právo na potvrzení o zpracování a informace o tom, jaké osobní údaje o vás zpracováváme, na opravu, výmaz (pokud se nejedná o osobní údaje, které jsme povinni nebo oprávněni dále zpracovávat dle příslušných právních předpisů), omezení zpracování, přenos osobních údajů, námitku proti zpracování, podat stížnost u dozorového úřadu(ÚOOÚ), na účinnou soudní ochranu, pokud máte za to, že vaše práva podle Nařízení byla porušena v důsledku zpracování vašich osobních údajů v rozporu s tímto Nařízením. V případě zpracování na základě uděleného dobrovolného souhlasu máte také právo kdykoliv tento souhlas vzít zpět. 

V případě dalších dotazů ohledně zpracování osobních údajů nás můžete kontaktovat na info@dashofer.cz