dnes je 19.6.2019
Input:

Oblečení v nákladech firmy

31.10.2016, , Zdroj: Verlag Dashöfer

Oblečení v nákladech firmy

RNDr. Ivan Brychta

V tomto textu se budeme blíže zabývat otázkou daňové uznatelnosti nákladů spojených s pořízením a údržbou pracovního oblečení, a to jak u zaměstnanců, tak u podnikatelů (osob samostatně výdělečně činných).

1. Právní úprava

Právní úprava
Při řešení problematiky týkající se oblečení poskytovaného zaměstnancům je třeba vyjít zejména z následujících právních norem:

  • zákoník práce, zejména §§ 101 až 108 ZP (bezpečnost a ochrana zdraví při práci)

  • zákon o daních z příjmů, zejména § 6 odst. 7 písm. b) ZDP a § 6 odst. 8 ZDP (zdaňování zaměstnanců) a § 24 odst. 2 písm. p) a x) ZDP (daňová uznatelnost u zaměstnavatele)

  • pokyn GFŘ D-22 v části k § 6 odst. 7 písm. b)

2. Oblečení poskytované zaměstnancům

Zákoník práce stanovuje povinnost zaměstnavatele poskytnout pracovní oděv a obuv zaměstnancům pracujícím v prostředí, v němž oděv nebo obuv podléhá při práci mimořádnému opotřebení nebo znečištění, anebo plní ochrannou funkci. Z ustanovení ZDP pak vyplývá, že hodnota tohoto oblečení je daňově uznatelným nákladem. V některých případech však lze jako daňově uznatelný náklad přijmout i hodnotu oblečení nad rámec zákoníku práce, zejména v případech, kdy oblečení plní úlohu reklamy a propagace.

Oblečení jako ochranný prostředek

Pokud je oblečení zaměstnancům poskytováno jako osobní ochranný pracovní prostředek, budou náklady na pořízení a údržbu u zaměstnavatele daňově uznatelnými, pokud:

  • bude oblečení použito k pracovní činnosti v prostředí, v němž oděv nebo obuv podléhá při práci mimořádnému opotřebení nebo znečištění,

  • ve vnitřní směrnici nebo v kolektivní smlouvě je stanoven rozsah poskytovaného oblečení, případně pravidla jeho používání,

  • je doložen nákup oblečení (fakturou nebo jiným dokladem), případně je doloženo jeho pořízení ve vlastní režii,

  • je doloženo jeho předání zaměstnanci,

  • jsou zaúčtovány do správného účetního období.

Protože povinnost poskytnout toto oblečení vyplývá ze znění ZP, jde automaticky o náklad daňově uznatelný podle § 24 odst. 2 písm. p) ZDP, není třeba prokazovat jeho vztah ke zdanitelným příjmům.

Příklad
Autoopravna poskytuje svým zaměstnancům – automechanikům pracovní oděv. Podle vnitřní směrnice se jedná o pracovní oblek, čepici a pracovní rukavice. Oblečení nakupuje od dodavatelů na základě faktury skladník, vede evidenci o jejich poskytnutí zaměstnancům a vydává je pouze proti podpisu. Znečištěné oblečení mu zaměstnanci vrací a skladník zajišťuje jeho případné vyčištění v blízké prádelně.

O daňové uznatelnosti nákladů na pořízení a údržbu oblečení nebude sporu.

Příklad
V zámečnické dílně o třech zaměstnancích neexistuje žádný vnitřní předpis o používání pracovních oděvů, o jejich případném nákupu rozhoduje vedoucí podle finanční situace. V únoru bylo nakoupeno 45 pracovních oděvů, nákupní faktura byla účtována ihned do nákladů. O výdeji oděvů pracovníkům není vedena žádná evidence a nevydané pracovní oděvy nebyly zahrnuty ani v inventarizaci.

Příslušné náklady nebudou pravděpodobně uznány jako daňově uznatelné, ne proto, že by to vyplývalo z jejich podstaty, nýbrž proto, že zámečnická dílna neprokáže, že by byly spotřebovány v souvislosti s pracovními výkony zaměstnanců (vycházelo by 15 oděvů na pracovníka), navíc není ani doložitelné, že oděvy zaměstnanci vůbec převzali.

V řadě případů nebude pochyb o tom, že oděv v daném prostředí podléhá mimořádnému opotřebení nebo znečištění, například u většiny dělnických profesí, jindy mohou nastat pochybnosti. Je potřeba posoudit konkrétní situaci, jinak tomu bude u prodavačů v řeznictví a jinak v prodejně knih. V duchu předchozího příkladu je nutné prokázat i přiměřenost v počtu poskytnutých pracovních oděvů dle konkrétních podmínek a druhu vykonávané práce. Toto by mělo být taktéž součástí vnitřní směrnice.

Zákaz finančního plnění

Zákoník práce neumožňuje zaměstnavateli nahrazovat povinné poskytování pracovních oděvů a obuvi plnících funkci ochranných pracovních prostředků finančním plněním. Pokud tak zaměstnavatel přesto činí, příslušné finanční plnění není plněním podle zákoníku práce a daňová uznatelnost tohoto nákladu bude sporná.

Příklad
Stavební dílna ve vnitřním předpise stanovila, že ročně proplatí svým zaměstnancům náklady na ochranné pomůcky (helmu, pracovní oděv a obuv) ve výši 2 000 Kč na osobu.

Náklad u zaměstnavatele nebude pravděpodobně uznán jako daňový a u zaměstnance bude vyplacená částka předmětem daně. Zaměstnavatel zároveň porušuje své povinnosti vyplývající z § 104 odst. 5 ZP.

Stejnokroje

Poskytnutí stejnokrojů (jednotného pracovní oblečení) plní zejména reklamní, propagační nebo organizační účely. Toto oblečení není podle § 6 odst. 7 písm. b) ZDP předmětem daně u zaměstnance. Bude-li u zaměstnavatele zároveň plnit i funkci ochranného pracovního oděvu, pak nebude s daňovou uznatelností souvisejících nákladů problém (viz předchozí). Bude-li sloužit jen pro účely reklamní či propagační, pak bude zpravidla také daňovým nákladem zaměstnavatele, a to podle obecného ustanovení § 24 odst. 1 ZDP (coby náklad na reklamu a propagaci). Zaměstnavatel by měl při poskytování stejnokrojů postupovat obdobným způsobem, jak je výše uvedeno u pracovního oblečení plnícího funkci ochranných prostředků.

K poskytování stejnokrojů (jednotného pracovního oblečení) doplňujeme názor správce daně publikovaný v pokynu GFŘ D-22. Podle něho je předpokladem, že:

  • zaměstnavatel ve vnitřním předpise nebo smluvní strany v kolektivní smlouvě stanoví povinnost zaměstnanců používat pracovní oblečení pouze při výkonu zaměstnání a vymezí charakter a podobu jednotného pracovního oblečení a všech jeho součástí,

  • zaměstnavatel musí zajistit, aby jednotné pracovní oblečení bylo trvale a viditelně označeno identifikačními znaky zaměstnavatele, čímž se rozumí např. obchodní jméno, ochranná známka, firemní barvy apod., přičemž další součásti jednotného pracovního oblečení, které nelze opatřit viditelným či trvalým označením, by měly být poskytovány v přiměřené hodnotě a množství.

Příklad
Firma provozující několik restaurací poskytuje svým zaměstnancům – číšníkům a servírkám - stejnokroje ve firemních barvách sestávající z kalhot, košile nebo blůzy a čepice a k tomu přidává černou obuv. Používání tohoto oblečení upravuje vnitřní směrnice, zaměstnanci je nesmí nosit mimo svou práci, o jeho výdeji je vedena evidence.

Náklady na toto oblečení i obuv jsou daňově uznatelné.

Příklad
Cestovní kancelář koupila svým zaměstnancům jednotné bílé košile. Jde o běžnou konfekci, košile nejsou opatřeny ani ochrannou známkou, ani obchodním jménem a cestovní kancelář nemá ani firemní barvy. Byl vypracován vnitřní předpis, košile byly vydány proti podpisu.

Náklady mohou být správcem zpochybněny s odkazem na výše uvedený názor prezentovaný v pokynu GFŘ D-22.

Paušální příspěvek

V některých případech lze poskytnutí určitého plnění zaměstnancům nahradit paušálním příspěvkem. Tento příspěvek je finančním plněním, proto ho nelze použít tam, kde zákoník práce náhradu finančním plněním nedovoluje. Nelze jím tedy nahradit poskytnutí oděvu jako osobního ochranného pracovního prostředku, ale lze poskytnout paušální příspěvek na praní a údržbu tohoto oděvu.

V každém případě by mělo být poskytnutí paušálního příspěvku:

  • upraveno v kolektivní smlouvě nebo vnitřním předpise,

  • jeho výše prokazatelně stanovena na základě kalkulace skutečných výdajů,

  • také bychom měli dbát na zaúčtování do správného účetního období (např. příspěvek na první polovinu roku 201X+1, který je vyplacen v 12/201X, by měl být v účetnictví roku 201X časově rozlišen).

Pozor!
Pokud dojde ke změně podmínek, za kterých byl paušál stanoven, je zaměstnavatel povinen výši paušálu upravit.

Příklad
Firma provozující maloobchodní prodejnu poskytuje prodavačkám jednotný oděv a měsíčně jim vyplácí příspěvek na praní těchto oděvů. Pro vyplácení těchto příspěvků je stanoven vnitřní předpis a jeho výše je odvozena z předpokladu praní jednou týdně a z ceny v blízké prádelně.

Příspěvek nebude předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti u zaměstnanců a u zaměstnavatele bude daňově uznatelným nákladem.

Žádný zákon sice nevylučuje nahrazení jednotného pracovního oděvu (na rozdíl od oblečení používaného jako ochranný prostředek) paušálním příspěvkem, ale reálné využití je asi těžko možné.

Jiné případy poskytnutí oblečení

Zákon o daních z příjmů v § 6 odst. 7 písm. b) ZDP hovoří obecně o pracovním oblečení určeném zaměstnavatelem pro výkon zaměstnání a nevymezuje žádné znaky jednotného pracovního oblečení. Ty definuje pokyn GFŘ, který není obecně závazný, nelze proto vyloučit, že uhájíme jako daňově uznatelné i jiné případy poskytnutí pracovního oblečení zaměstnancům než případy výše uvedené. Je však potřeba počítat s obtížemi při daňové kontrole a nejistým výsledkem.

Oblečení jako reklamní předmět

Pro úplnost je třeba zmínit se ještě o možnosti, že určitá část oblečení (zpravidla tričko nebo čepice) bude rozdávána jako reklamní předmět. Hodnota tohoto oblečení bude daňově uznatelným nákladem, a to i v případě poskytnutí zaměstnancům, pokud:

  • hodnota jednoho kusu nepřesahuje 500 Kč (u plátců DPH bez této daně) a

  • každý kus je opatřen obchodní firmou nebo ochrannou známkou toho, kdo je rozdává, nebo názvem propagovaného zboží nebo služby.

Příklad
Firma nakoupí 200 ks bílých triček celkem za 10 000 Kč bez DPH a nechá je potisknout logem své firmy. Za potisk zaplatí celkem 3 000 Kč bez DPH. Má k dispozici evidenci, kolik triček při jaké příležitosti rozdala, ale neeviduje, kdo byl příjemcem daru. Také každý ze zaměstnanců dostal jedno tričko, které někteří nosí v práci i mimo ni, jiní ho dali např. svým dětem.

Jednotková cena trička bez DPH je 65 Kč (13 000 / 200), proto je tato částka daňově uznatelným nákladem. Pro příjemce – fyzickou osobu se může jednat o osvobozený příjem podle § 4 odst. 1 písm. f) ZDP (v případě příjmu z reklamní soutěže či reklamního slosování do 10 000 Kč) nebo podle § 4a písm. g) ZDP (když reklamní předmět obdrží příjemce v souvislosti se svou samostatnou činností). Příjem u zaměstnance by nebyl předmětem daně ze závislé činnosti, pokud by se jednalo o pracovní oblečení (stejnokroj), případně kdyby povinnost nosit triko a propagovat firmu vyplývala z pracovní náplně zaměstnance (či interních předpisů firmy).

3. Oblečení používané podnikatelem

Právní úprava
Právní úprava

U podnikatelů se nelze opřít o zákoník práce, při posuzování daňové uznatelnosti nákladů na oblečení musíme vyjít z § 24 odst. 1 ZDP a prokázat, že jde o náklady vynaložené na dosažení, zajištění a udržení