dnes je 21.5.2019
Input:

Paušální částky hrazené zaměstnancům

21.11.2018, , Zdroj: Verlag Dashöfer

Paušální částky hrazené zaměstnancům

RNDr. Ivan Brychta

Co lze paušalizovat

Účelem paušalizace je zjednodušení vyúčtování pravidelně se opakujících náhrad hrazených zaměstnavatelem zaměstnancům. A to navíc způsobem, aby pro paušál zůstal zachován stejný režim, který daná náhrada představuje pro zaměstnance z pohledu daní z příjmů ze závislé činnosti v případě „nepaušálního” vyplacení.

Z tohoto pohledu lze paušalizovat např.

  • cestovní náhrady,

  • poskytnutí mycích, čisticích a dezinfekčních prostředků poskytovaných podle ZP,

  • náhradu nákladů na udržování ochranných a pracovních prostředků, pracovních oděvů a obuvi, stejnokrojů a pracovního oblečení,

  • náhradu částek vynaložených zaměstnancem ze svého za svého zaměstnavatele tak, jako by je vynaložil přímo zaměstnavatel, a dále

  • náhrady za opotřebení vlastního nářadí, zařízení a předmětů potřebných pro výkon práce poskytované zaměstnanci podle zákoníku práce.

Paušalizovat však nelze v případech, kdy to vylučuje některý právní předpis. Např. paušalizovat ve formě finančního plnění nelze poskytování osobních ochranných prostředků.

Právní úprava

  • zákon o daních z příjmů (ZDP)

  • - § 24 odst. 2 písm. x) ZDP vymezuje paušální částky hrazené zaměstnavatelem zaměstnanci jako daňově uznatelné náklady
  • - § 6 odst. 7 písm. b) až d) ZDP uvádí náhrady, které lze paušalizovat, a za jakých podmínek
  • - § 6 odst. 8 ZDP upravuje daňový režim paušálních částek z pohledu zaměstnance
    • zákoník práce (ZP)

  • - § 182 ZP uvádí pravidla pro paušalizaci cestovních náhrad
  • - § 104 odst. 5 ZP zakazuje zaměstnavateli nahrazovat poskytování osobních ochranných pracovních prostředků finančním plněním
    • pokyn GFŘ D-22

  • - bod 4 k § 24 odst. 1 rozebírá paušalizaci výdajů na udržování jednotného pracovního oblečení

Způsob prokazování

Rozhodne-li se zaměstnavatel vyplácet tyto náhrady zaměstnancům paušální částkou, je nutno oprávněnost výše paušálu prokázat na základě kalkulace skutečných výdajů a vnitřním předpisem. Vnitřní předpis by měl obsahovat:

  • vymezení, kterých zaměstnanců se paušalizace týká,

  • druhy náhrad,

  • období, na které je paušál stanoven,

  • způsob krácení stanoveného paušálu při nepřítomnosti zaměstnance z důvodu nemoci, dovolené apod.,

  • způsob výpočtu, výši paušálu a způsob jeho vyplácení zaměstnancům.

Při použití paušalizace musí být zaměstnavatel kdykoliv v průběhu zdaňovacího období schopen prokázat oprávněnost a odůvodněnost stanovení paušálu a jeho vynaložení na zajištění, dosažení a udržení příjmů. Při dodržení uvedených podmínek jsou vyplacené paušály daňově uznatelným nákladem.

Účtování

Vyplacení paušálu se v podvojném účetnictví účtuje stejným způsobem, jako by se účtoval nepaušalizovaný výdaj, tedy např.:

náhrady cestovních výdajů  MD 512 – Cestovné  
mycí, čisticí a dezinfekční prostředky  MD 501 – Spotřeba materiálu  
příspěvek na údržbu stejnokrojů  MD 518 – Ostatní služby  

Paušalizace podle ZDP a ZP

Zmíněný § 6 odst. 8 ZDP uvádí možnost vyplácení paušálních náhrad zaměstnancům (které pro ně nebudou zdanitelným příjmem) v návaznosti na ustanovení § 6 odst. 7 písm. b) až d) ZDP, čili nikoliv podle písm. a) upravujícího režim cestovních náhrad z pohledu zdanění zaměstnance. Paušalizaci náhrad cestovních výdajů však umožňuje přímo zákoník práce (§ 182 ZP) a zákon o daních z příjmů pak pracuje s takto vyplacenou cestovní náhradou jako příjmem podle § 6 odst. 7 písm. a) ZDP.

Z pohledu nákladů zaměstnavatele je rozdíl v tom, že zatímco:

  • daňovou uznatelnost paušálních výdajů upravuje § 24 odst. 2 písm. x) ZDP, tak

  • v případě paušalizace cestovních náhrad podle § 182 ZP musíme využít