Povinné náležitosti dokladů pro účetní a daňové účely

2016.20.1

Povinné náležitosti dokladů pro účetní a daňové účely

Ing. Jiří Vychopeň

VYŠLO V ČÍSLE 20/2016

Oddíl 1 – Obecná ustanovení o daňových dokladech

Oddíl 2 – Vystavování daňových dokladů

Oddíl 3 – Náležitosti daňových dokladů

Oddíl 4 – Zjednodušený daňový doklad

Oddíl 5 – Zvláštní daňové doklady

Oddíl 6 – Daňové doklady při dovozu a vývozu zboží

Oddíl 7 – Zajištění věrohodnosti původu, neporušenosti obsahu a čitelnosti daňových dokladů

Oddíl 8 – Uchovávání daňových dokladů

V dalším textu se blíže zaměříme na povinné náležitosti účetních a daňových dokladů.

Účetní doklady jsou podle ustanovení § 11 odst. 1 ZoÚ průkazné účetní záznamy, které musí obsahovat:

a) označení účetního dokladu

Způsob označení účetního dokladu není v ZoÚ ani v prováděcích účetních předpisech nijak specifikován. V praxi se tato náležitost řeší zejména očíslováním jednotlivých účetních dokladů, přičemž konkrétní způsob číslování, případně dalšího označování účetních dokladů, záleží obvykle na používaném účetním software.

b) obsah účetního případu a jeho účastníky

Podle ustanovení § 11 odst. 2 ZoÚ jsou účetní jednotky povinny vyhotovovat účetní doklady tak, aby bylo možno jednotlivě i v souvislostech spolehlivě a jednoznačně určit obsah každého účetního případu způsobem podle § 8 odst. 5 ZoÚ (tj. s použitím účetních metod uvedených v § 4 odst. 8 ZoÚ). Základním předpokladem průkaznosti účetního dokladu je to, že jeho obsah odpovídá skutečnosti.

Obsah účetního případu může být uveden i v cizím jazyce. Podle ustanovení § 4 odst. 13 ZoÚ ale mohou být účetní doklady vyhotoveny v cizím jazyce jen tehdy, je-li splněna podmínka srozumitelnosti podle § 8 odst. 5 ZoÚ.

Účastníky účetního případu jsou fyzické nebo právnické osoby, které je třeba v účetním dokladu označit jednoznačně tak, aby nemohlo dojít k omylu či záměně. Nic bližšího k této náležitosti ale ZoÚ nestanoví. Obvykle jsou účastníci účetního případu označováni jménem nebo názvem s uvedením adresy bydliště nebo sídla, popř. také identifikačního čísla osoby (IČO), bylo-li přiděleno.

c) peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství

d) okamžik vyhotovení účetního dokladu

Podle ustanovení § 11 odst. 2 ZoÚ jsou účetní jednotky povinny vyhotovovat účetní doklady bez zbytečného odkladu po zjištění skutečností, které se jimi zachycují. Jako okamžik vyhotovení účetního dokladu se obvykle uvádí den (tj. datum) skutečného vystavení dokladu účetní jednotkou.

e) okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem podle písmene d)

Podle bodu 2.4.3. Českého účetního standardu pro podnikatele č. 001 je okamžikem uskutečnění účetního případu den, ve kterém dojde ke skutečnostem, které jsou předmětem účetnictví a které v účetní jednotce nastaly, popřípadě účetní jednotka má k dispozici potřebné doklady tyto skutečnosti dokumentující (např. výpisy z bankovních účtů). Některé účetní případy mohou vzniknout na základě skutečnosti vyplývající z právního předpisu anebo z vnitřních poměrů účetní jednotky (např. pohyb majetku uvnitř účetní jednotky).

S ohledem na ustanovení § 35 odst. 4 ZoÚ, podle kterého se v účetním záznamu okamžik zaznamenává s takovou přesností, aby nejistota v určení času neměla za důsledek nejistotu v určení obsahu účetních případů, může být v některých případech považován za okamžik uskutečnění účetního případu např. konkrétní kalendářní měsíc.

Pokud je účetní doklad vyhotovován v tom samém dni, kdy došlo k uskutečnění účetního případu, pak v něm okamžik uskutečnění účetního případu nemusí být uveden.

f) podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování

Podpisovým záznamem se podle § 33a odst. 4 ZoÚ rozumí účetní záznam, jehož obsahem je vlastnoruční podpis nebo uznávaný elektronický podpis podle zvláštního právního předpisu, anebo obdobný průkazný účetní záznam v technické formě, který zaručuje průkaznou a jednoznačnou původnost. Podle ustanovení § 33a odst. 10 ZoÚ je účetní jednotka povinna stanovit vnitřním předpisem oprávnění, povinnosti a odpovědnost osob, vztahující se k připojování podpisového záznamu.

Účetní doklad nemusí být opatřen razítkem. Pomocí razítka ale může být účetní doklad náležitě opatřen povinným označením účastníka účetního případu, který účetní doklad vystavuje [viz náležitost podle § 11 odst. 1 písm. b) ZoÚ].

Základní náležitosti daňových dokladů jsou vymezeny v oddíle 3 ZDPH a v dalších oddílech jsou pak pro jednotlivé druhy zvláštních daňových dokladů stanoveny již pouze výjimky či odchylky od náležitostí běžného daňového dokladu.

Podle § 29 odst. 1 ZDPH musí daňový doklad obsahovat tyto údaje:

a) označení osoby, která uskutečňuje plnění

Podle ustanovení § 29 odst. 4 ZDPH se označením pro účely daňových dokladů rozumí

a) obchodní firma nebo jméno,

b) dodatek ke jménu a

c) sídlo.

Obchodní firma je jméno, pod kterým je podnikatel zapsán do obchodního rejstříku (viz § 423 a násl. zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku – dále "NOZ"). Jméno člověka je jeho osobní jméno a příjmení, popřípadě jeho další jména a rodné příjmení, které mu podle zákona náležejí (viz § 77 NOZ). Podle § 79 NOZ může člověk pro určitý obor své činnosti nebo i pro soukromý styk přijmout pseudonym. Jménem právnické osoby je její název (viz § 132 a násl. NOZ).

Podle ustanovení § 4 odst. 1 písm. j) ZDPH se pro účely tohoto zákona rozumí sídlem u osoby povinné k dani adresa místa jejího vedení, kterým se rozumí místo, kde jsou přijímána zásadní rozhodnutí týkající se řízení osoby povinné k dani, popřípadě místo, kde se schází její vedení; nemá-li fyzická osoba místo svého vedení, rozumí se sídlem u této osoby místo jejího pobytu. Podle ustanovení § 98 písm. c) ZDPH zveřejní správce daně údaj o sídle plátce nebo identifikované osoby spolu s dalšími údaji z registru plátců a identifikovaných osob, a to způsobem umožňujícím dálkový přístup.

b) daňové identifikační číslo osoby, která uskutečňuje plnění

Daňové identifikační číslo obsahuje kód "CZ" a kmenovou část, kterou tvoří obecný identifikátor, kterým je v případě fyzické osoby její rodné číslo a v případě právnické osoby její identifikační číslo osoby (IČO).

c) označení osoby, pro kterou se plnění uskutečňuje

Při uvádění této náležitosti je také třeba se řídit ustanovením § 29 odst. 4 ZDPH, podle kterého se označením pro účely daňových dokladů rozumí

a) obchodní firma nebo jméno,

b) dodatek ke jménu a

c) sídlo.

d) daňové identifikační číslo osoby, pro kterou se plnění uskutečňuje

Platí totéž jako u písm. b).

Podle § 29 odst. 3 ZDPH daňový doklad nemusí obsahovat daňové identifikační číslo osoby, pro kterou se plnění uskutečňuje, není-li jí přiděleno.

e) evidenční číslo daňového dokladu

Pokud je daňový doklad zároveň účetním dokladem, je zpravidla evidenční číslo daňového dokladu shodné s označením účetního dokladu.

f) rozsah a předmět plnění

Tato náležitost musí být dostatečně konkrétní, aby z ní bylo zřejmé, co bylo předmětem plnění (tj. jaké zboží a v jakém množství bylo dodáno, jaká služba a v jakém rozsahu byla poskytnuta apod.).

g) den vystavení daňového dokladu

Podle § 28 odst. 4 ZDPH musí být daňový doklad vystaven do 15 dnů ode dne, kdy vznikla povinnost přiznat daň, nebo přiznat uskutečnění plnění. V případech uvedených v § 28 odst. 5 ZDPH musí být daňový doklad vystaven do 15 dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém se uskutečnilo dodání zboží nebo poskytnutí služby anebo byla předem přijata úplata.

h) den uskutečnění plnění nebo den přijetí úplaty, pokud před uskutečněním plnění vznikla povinnost ke dni přijetí úplaty přiznat daň nebo přiznat uskutečnění plnění, pokud se liší ode dne vystavení daňového dokladu

Pokud je daňový doklad vystaven v ten samý den, kdy došlo k uskutečnění zdanitelného plnění nebo k přijetí úplaty, nemusí být den uskutečnění zdanitelného plnění nebo den přijetí úplaty na daňovém dokladu uveden.

i) jednotkovou cenu bez daně a slevu, není-li obsažena v jednotkové ceně

Podle ustanovení § 29 odst. 3 písm. b) ZDPH daňový doklad nemusí obsahovat jednotkovou cenu bez daně a slevu, není-li obsažena v jednotkové ceně, pokud vznikla povinnost přiznat daň nebo přiznat uskutečnění plnění ke dni přijetí úplaty.

j) základ daně

Základ daně může být uveden i v cizí měně.

k) sazbu daně

l) výši daně

Výše daně se uvádí v české měně. Způsob zaokrouhlování vypočtené daně je stanoven v § 37 ZDPH, který upravuje způsob výpočtu daně u dodání zboží a poskytnutí služby.

Podle ustanovení § 29 odst. 3 písm. c) ZDPH daňový doklad nemusí obsahovat sazbu daně a výši daně,

1. jedná-li se o plnění osvobozené od daně, nebo

2. je-li osobou povinnou přiznat daň osoba, pro kterou je plnění uskutečněno.

Podle ustanovení § 29 odst. 2 ZDPH daňový doklad musí obsahovat rovněž:

a) odkaz na příslušné ustanovení tohoto zákona, ustanovení předpisu Evropské unie nebo jiný údaj uvádějící, že plnění je od daně osvobozeno, je-li plnění osvobozeno od daně,

b) údaj "vystaveno zákazníkem", je-li osoba, pro kterou je plnění uskutečněno, zmocněna k vystavení daňového dokladu,

c) údaj "daň odvede zákazník", je-li osobou povinnou přiznat daň osoba, pro kterou je plnění uskutečněno.

V některých případech musí daňový doklad obsahovat kromě údajů stanovených v § 29 ZDPH i některé další speciální údaje, např.:

• při dodání nového dopravního prostředku musí být podle ustanovení § 19 odst. 8 ZDPH na daňovém dokladu uveden údaj, že se jedná o nový dopravní prostředek, a údaje tuto skutečnost potvrzující,

• při poskytnutí cestovní služby musí být podle ustanovení § 89 odst. 9 ZDPH na daňovém dokladu uveden údaj "zvláštní režim – cestovní služba".

Podle uvedeného ustanovení platí, že při poskytnutí cestovní služby nesmí být na daňovém dokladu samostatně uvedena daň týkající se přirážky.

• při dodání zboží, které je předmětem zvláštního režimu, musí být podle ustanovení § 90 odst. 14…