Nepřístupný dokument, nutné přihlášení
Input:

Zahraniční pracovní cesty

3.5.2017, , Zdroj: Verlag Dashöfer

Zahraniční pracovní cesty

Jaroslava Pfeilerová

Zaměstnavatel poskytne zaměstnanci při zahraniční pracovní cestě zahraniční stravné v cizí měně. Výši zahraničního stravného určí zaměstnavatel ze základní sazby zahraničního stravného sjednané nebo stanovené pro stát, ve kterém zaměstnanec stráví v kalendářním dni nejvíce času.

Právní úprava
Právní úprava:

  • Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů, zejména:

    • § 151 až 190 – Náhrada výdajů v souvislosti s výkonem práce

  • Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, zejména:

    • § 4 odst. 12 – Povinnost účetní jednotky vést účetnictví

    • § 24 – Způsoby oceňování závazků

  • Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů, zejména:

    • § 6 odst. 7 písm. a) – Náhrady cestovních výdajů se nepovažují za příjmy ze závislé činnosti

    • § 24 odst. 2 písm. zh) – Náhrady cestovních výdajů se považují za výdaje (náklady) vynaložené na dosažení, zajištění a udržení zdanitelných příjmů se pro zjištění základu daně

  • Vyhláška č. 500/2002 Sb., ve znění pozdějších předpisů, zejména:

    • § 60 – Metoda kurzových rozdílů

  • ČÚS pro podnikatele

    • č. 006 – Kurzové rozdíly

    • č. 017 – Zúčtovací vztahy

    • č. 019 – Náklady a výnosy

  • Pokyn GFŘ D–22

Popis operace:

Stravné při zahraniční pracovní cestě

Zaměstnavatel poskytne zaměstnanci při zahraniční pracovní cestě zahraniční stravné v cizí měně. Na rozdíl od tuzemského stravného je zahraniční stravné stanoveno takovým způsobem, aby pokrylo všechny náklady na stravování zaměstnance (v restauracích a stravovacích zařízení střední skupiny).

Sjedná-li zaměstnavatel nebo určí před vysláním zaměstnance na zahraniční pracovní cestu základní sazbu zahraničního stravného, musí tato základní sazba činit v celých měnových jednotkách, s přihlédnutím k podmínkám zahraniční pracovní cesty a způsobu stravování, nejméně 75 % a u členů posádek plavidel vnitrozemské plavby nejméně 50 % základní sazby zahraničního stravného stanovené pro příslušný stát prováděcím právním předpisem vydaným podle zákoníku práce. Jestliže zaměstnavatel nepostupuje podle věty první, určí zaměstnanci zahraniční stravné z výše základní sazby zahraničního stravného stanovené prováděcím právním předpisem vydaným podle zákoníku práce. Výši zahraničního stravného určí zaměstnavatel ze základní sazby zahraničního stravného sjednané nebo stanovené pro stát, ve kterém zaměstnanec stráví v kalendářním dni nejvíce času.

Pro rok 2017stanoví stravné v cizí měně stanovené v závislosti na délce pracovní cesty v jednom dni vyhláškou MF č. 366/2016 Sb.

Doba trvání
pracovní cesty 
 
Zaměstnavatel může zaměstnanci
poskytovat stravné: 
 
– více než 18 hod.
– více než 12–18 hod.
– 1–12 hod.  
– v plné výši denní sazby stanovené vyhláškou MF
– ve výši dvou třetin sazby stanovené vyhláškou MF
– ve výši jedné třetiny sazby stanovené vyhláškou MF   

Doba počátku a konce zahraniční pracovní cesty

Doba, od kdy zaměstnancům vzniká nárok na cestovní náhrady v cizí měně, je mimo jiné závislá i na přepravním prostředku, kterým zaměstnanec cestu vykonal.

Při cestě automobilem, vlakem, autobusem apod. je doba přechodu státní hranice, kterou oznámí zaměstnanec zaměstnavateli.

V případě cestování letadlem stanoví zákoník práce okamžik počátku a konce doby rozhodné na náhradu cestovních výdajů v cizí měně jako dobu: …odletu z České republiky a příletu do České republiky…”.

Snížení zahraničního stravného

Od 1. 1. 2012 byl novelou zákoníku práce nahrazen termín „krácení stravného” termínem „snížení stravného” a také se změnil vlastní postup při snižování stravného. Do konce roku 2011 byl zaměstnavatel oprávněn zaměstnanci, kterému poskytl některé z hlavních denních jídel (snídaně – oběd – večeře), krátit stravné. Zaměstnavatel v podnikatelské i nepodnikatelské sféře tedy stravné krátit mohl, ale nemusel, případně mohl stravné krátit o nižší částku, než stanovil zákoník práce. Případné nesnížení stravného (nebo nižšího snížení) nemělo žádný daňový dopad na zaměstnance ani na zaměstnavatele.

S účinností od roku 2012 zákoník práce stanoví rozdílný postup při snižování zahraničního stravného zaměstnavatelů v podnikatelské a nepodnikatelské sféře:

  • zaměstnavatelé v nepodnikatelské sféře stravné snižovat musí, a to o celou hodnotu stanovenou zákoníkem práce,

  • zaměstnavatelé v podnikatelské sféře můžou stravné snížit v nižší částce, než stanoví zákoník práce, ale rozdíl podléhá dani z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti a také odvodům zákonného pojistného.

Právní úprava
pro nepodnikatelskou sféru 
 
Právní úprava
pro podnikatelskou sféru 
 
V případě zajištění některého z hlavních denních jídel (snídaně, obědu nebo večeře) je povinností zaměstnavatele v neziskové sféře za každé jídlo snížit zahraniční stravné o hodnotu:
- 25 %, trvá-li pracovní cesta více než 18 hod.,
- 35 %, trvá-li pracovní cesta
12–18 hod.,
- 70 %, trvá-li pracovní cesta
1–12 hod.   
Úprava pro podnikatelskou sféru bude obdobná s tím rozdílem, že zaměstnavatel může stravné krátit až o hodnotu:
- 25 %, trvá-li pracovní cesta více než 18 hod.,
- 35 %, trvá-li pracovní cesta
12–18 hod.,
- 70 %, trvá-li pracovní cesta 1–12 hod.   

Poskytnutí více hlavních denních jídel při kratších zahraničních pracovních cestách v jednom dni

V ustanovení § 178 ZP (tedy v části, která se vztahuje na nepodnikatelskou sféru) je stanoveno, že zaměstnanci nepřísluší stravné, pokud mu během pracovní cesty, která trvá:

  • 1–12 hod. byla poskytnuta 2 bezplatná jídla,

  • 12–18 hod. byla poskytnuta 3 bezplatná jídla.

V ust. § 170 ZP (tj. v části zákoníku práce, která se vztahuje na podnikatelskou sféru) tato podmínka není stanovena. V případě poskytnutí vyšších náhrad než v nepodnikatelské sféře podléhá toto nadlimitní plnění dani z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti.

Souběh nároku na tuzemské i zahraniční stravné v jednom dni

Zejména v první a poslední den zahraniční pracovní cesty stráví zaměstnanec část cesty na území ČR a část cesty v zahraničí. Z toho důvodu je potřebné posoudit, jakým způsobem budeme za tyto dny posuzovat nárok zaměstnance na stravné v české měně a současně v zahraniční měně. Obecně platí, že zaměstnanec má nárok na zahraniční stravné již v případě, kdy na území cizího státu stráví alespoň jednu celou hodinu. Pokud by však zaměstnanci vznikl nárok i na tuzemské stravné, bude mít nárok na zahraniční stravné až v případě, že doba pobytu zaměstnance na území cizího státu přesáhne 5 hodin.

Průjezd více státy v jednom dni zahraniční pracovní cesty

Pokud zaměstnanec v jednom dni projíždí více státy, má nárok na zahraniční stravné toho státu, ve kterém v posuzovaném dni stráví nejvíce času.

Měna, ve které je zaměstnanci poskytnuto zahraniční stravné

Zaměstnavatel vyplácí zaměstnanci zahraniční stravné v měně, která je stanovena ve vyhlášce MF. Není však vyloučena možnost, aby se obě strany (zaměstnanec i zaměstnavatel) dohodly na tom, že stravné bude poskytnuto v české měně nebo v jiné cizí měně, než kterou pro konkrétní stát stanoví vyhláška MF. V tomto případě však musí být dodržena následující pravidla:

  • při přepočtu měn bude použit kurz vyhlášený ČNB platný v den vyplacení zálohy (§ 183 a § 184 ZP),

  • ze stravného stanoveného vyhláškou bude nejprve zjištěna korunová hodnota stravného, která bude následně přepočítána na dohodnutou měnu (částku a měnu uvedenou ve vyhlášce je při tomto přepočtu možné považovat za finanční koeficient, prostřednictvím kterého se vypočte výše náhrady).

Kapesné

Účelem poskytování kapesného je zajištění náhrady za výdaje osobního charakteru vzniklé při pracovní cestě, které nemají charakter žádného výdaje, za nějž zaměstnanci podle zákoníku práce náleží náhrada (poplatek za WC, tzv. bakšišné, platba nosiči zavazadel apod.). Pokud je kapesné zaměstnanci poskytnuto, nemá povinnost zaměstnavateli prokazovat, za co kapesné vynaložil.

V případě zajištění některého z hlavních denních jídel bude základem pro výpočet kapesného stravného před jeho snížením za bezplatně poskytnuté hlavní denní jídlo.

Náhrada výdajů za pohonné hmoty

Za kilometry ujeté při pracovní cestě v zahraničí náleží zaměstnanci náhrada za spotřebované pohonné hmoty v cizí měně. Při výpočtu náhrady bude zaměstnavatel vycházet z dokladu o nákupu PHM v zahraničí. Může však nastat situace, kdy zaměstnanec z vážných důvodů příslušný doklad o nákupu PHM v zahraničí nedoloží. Pro tyto případy zákoník práce povoluje při výpočtu jízdních výdajů použít cenu uvedenou zaměstnancem v prohlášení o skutečně vynaložené ceně pohonné hmoty a důvodech jejího nedoložení.

Nebude-li zaměstnanec požadovat proplacení náhrady za spotřebovanou PHM v cizí měně, může mu zaměstnavatel poskytnout náhradu jízdních výdajů v české měně při použití průměrných cen stanovených vyhláškou MPSV.

Č.  Účetní případ  MD DAL 
1.   Poskytnutí zálohy zaměstnanci   335 AÚ  211 AÚ  
2.   Vyúčtování pracovní cesty zaměstnancem   512  333 AÚ  
3.   Zúčtování zálohy   333 AÚ  335 AÚ  
4.
4a.
4b.   
Doplatek rozdílu z vyúčtování:
– záloha vyšší
– záloha nižší   

211 AÚ
333 AÚ  

335 AÚ
211 AÚ  
5.   Kurzový rozdíl při vyúčtování zálohy:
– ztráta
– zisk   

563
335 AÚ, 333 AÚ  

335 AÚ, 333 AÚ
663  
6.   Ke konci rozvahového dne –
případ nevyúčtované zálohy –
přepočet kurzem ČNB:
– kurzová ztráta
– kurzový zisk   



563
335 AÚ  



335 AÚ
663  

Délka zahraniční pracovní cesty není zákoníkem práce nijak limitována. Po celou dobu trvání pracovní cesty, má zaměstnanec nárok na cestovní náhrady stanovené zákoníkem práce (stravné, jízdní výdaje, vedlejší výdaje, případně i dobrovolné plnění ve formě kapesného).

Analytické účty:

K účtům 211, 333 a 335 jsou předepsány AÚ podle jednotlivých měn. Účty 333 a 335 mohou být členěny i podle dlužníků, tj. jednotlivých zaměstnanců. Náklady a výnosy jsou sledovány pro daňové účely.

Účetní doklady:

Účetní případy jsou účtovány podle VÚD zpracovaného na podkladě předloženého cestovního příkazu nebo jiného průkazného dokladu o vykonané pracovní cestě.

V případě, kdy jsou zálohy poskytnuty v různých měnách lze na základě rozhodnutí účetní jednotky při vyúčtování zálohy postupovat dvěma způsoby:

  • Přepočítat poskytnuté zálohy při vyúčtování CN na jednu z poskytnutých měn a na tu také přepočítat nároky zaměstnance zjištěné v různých měnách. Při přepočtu je potřebné použít kurz stanovený § 183 ZP – kurz ČNB ke dni poskytnutí zálohy (případně kurz z dokladu o směně v zahraničí).

  • Zálohy ve více měnách lze vyúčtovat také samostatně za každou měnu. Potom je potřebné jednotlivé přeplatky či doplatky vypořádat samostatně v jednotlivých měnách nebo přepočítat na měnu, ve které bude provedeno vyúčtování.

Nejčastějąí chyby
Nejčastější chyby:

Nedostatečná vnitropodniková pravidla pro pracovní cesty (stravné, jiné výdaje).

Daňové dopady:

Vyúčtování náhrad v souladu se zákoníkem práce a při respektování ustanovení zákona o dani z příjmů představuje daňově uznatelné náklady.

Příklad
Příklad 1 – snížení stravného při zahraniční pracovní cestě

Zaměstnavatel vyslal zaměstnance na pracovní cestu do Německa. Pracovní cesta začala 1. 4. v 9:00 hod. a ukončena byla 3. 4. v 7:00 hod. První a druhý den pracovní cesty byl zaměstnanci bezplatně poskytnut oběd. Zaměstnanci náleží zahraniční stravné:

  • první den trvala pracovní cesta 15 hod. → nárok na stravné podle doby trvání pracovní cesty 30 EUR (tj. 2/3 z denní sazby 45 EUR), snížení za oběd 35 %, tj. o 10,5 EUR, zaměstnanci náleží stravné ve výši 19,5 EUR (30 – 10,5),

  • druhý den trvala pracovní cesta 24 hod. → nárok na stravné podle doby trvání pracovní cesty 45 EUR, snížení za oběd 25 %, tj. o 11,25 EUR, zaměstnanci náleží stravné ve výši 33,75 EUR (45 – 11,25),

  • třetí den trvala pracovní cesta 7 hod. → nárok na stravné podle doby trvání pracovní cesty 15 EUR (tj. 1/3 z denní sazby 45 EUR).

Příklad
Příklad 2 – souběh tuzemského i zahraničního stravného

Zaměstnanec vykonal na příkaz zaměstnavatele zahraniční pracovní cestu. Poslední den trvání PC strávil část doby na území SRN a část doby na území ČR.

Zadání č. I:

Zaměstnanec překročil státní hranici ze SRN do ČR ve 3 hodiny ráno a pracovní cestu ukončil stejný den v místě bydliště v 10 hod. V jeden den tedy činila doba pracovní cesty na území SRN 3 hod. a na území ČR 7 hod. Stanovení nároku na stravné:

  • nárok na zahraniční stravné zaměstnanci nevznikne (netrvala déle než 5 hod.),

  • nárok na tuzemské stravné v prvním časovém pásmu (5–12 hod.).

Zadání č. II:

Zaměstnanec překročil státní hranici ze SRN do ČR v 7 hodin ráno a pracovní cestu ukončil stejný den v místě bydliště v 15 hod. V jeden den tedy činila doba pracovní cesty na území SRN 7 hod. a na území ČR 8 hod. Stanovení nároku na stravné:

  • nárok na zahraniční stravné 15 EUR (1/3 z částky základní sazby stravného 45 EUR),

  • nárok na tuzemské stravné v prvním časovém pásmu (5–12 hod.).

Zadání č. III:

Zaměstnanec překročil státní hranici ze SRN do ČR ve 3 hodiny ráno a pracovní cestu ukončil stejný den v místě bydliště v 6 hod. V jeden den tedy činila doba pracovní cesty na území SRN 3 hod. a na území ČR 3 hod. Stanovení nároku na stravné:

  • nárok na zahraniční stravné – zaměstnanci vznikne nárok ve výši 15 EUR (1/3 z částky základní sazby stravného 45 EUR),

  • nárok na tuzemské stravné nevznikne (pracovní cesta netrvala 5 hod.).

Zadání č. IV:

Zaměstnanec překročil státní hranici ze SRN do ČR v 15,00 hod. a pracovní cestu ukončil stejný den v místě bydliště ve 21,00 hod. V jeden den tedy činila doba pracovní cesty na území SRN 15 hod. a na území ČR 6 hod. Stanovení nároku na stravné:

  • nárok na zahraniční stravné – zaměstnanci vznikne nárok ve výši 30 EUR (2/3 z částky základní sazby stravného 45 EUR),

  • nárok na tuzemské stravné v prvním časovém pásmu (5–12 hod.).

Příklad
Příklad 3 – tuzemské a zahraniční stravné

Zaměstnanec vyjel dne 22. 2. v 9,00 hod. z Prahy na třídenní služební cestu do Brna. V rámci této pracovní cesty dne 23. 2. odjel z Brna na Slovensko, kde pobýval od 15,00 hod. do 18,50 hod. a následně se vrátil zpět do Brna. Pracovní cestu zaměstnanec ukončil dne 23. 2.