Důchodové spoření ve mzdových účtárnách - Nejčastější chyby a jejich náprava

     V následujícím textu se zaměříme na analýzu nejčastějších problémů, se kterými se mzdové účetní mohou setkat, a jejich řešení.

     Jak k takové situaci obvykle dojde? Zaměstnanec podepíše smlouvu o důchodovém spoření, a protože je upozorněn na to, že má povinnost účast oznámit zaměstnavateli, běží do mzdové účtárny a oznámí, že se stal účastníkem. My ale už víme, že podpisem na smlouvě o důchodovém spoření účast nevzniká (viz bod 1. výše).

     Společnost, se kterou zaměstnanec uzavřel smlouvu, ji odešle Specializovanému finančnímu úřadu, který vede centrální registr smluv. Ten smlouvu zaregistruje a odešle potvrzení o registraci smlouvy oběma účastníkům, tj. penzijní společnosti a zaměstnanci. Převzetím druhým účastníkem (tím, kdo ji převezme později) nabyde registrace právní moci. Zaměstnanec je potom účasten důchodového spoření od prvního dne příštího kalendářního měsíce. O nabytí právní moci zašle Specializovaný finanční úřad (správce centrálního registru smluv) zaměstnanci „Oznámení“, v němž je uvedeno například, že:

„Rozhodnutí nabylo právní moci dne:
29. 3. 2013.

Registrace smlouvy je proto účinná ode dne: 1. 4. 2013.

Ode dne 1. 4. 2013 se zaměstnanec stává účastníkem důchodového spoření.“

     V tomto případě má tedy mzdová účetní povinnost srazit pojistné na důchodové spoření poprvé ve výplatě za duben 2013, tj. obvykle v květnu.

     Pokud se přesto stane, že mzdová účetní srazila pojistné a podala hlášení k záloze na pojistné na důchodové spoření a v něm je uveden zaměstnanec, který ještě není účastníkem důchodového spoření, potom řešení musíme rozdělit na dvě rozdílné situace.

1. V podaném hlášení není ani jeden z uvedených zaměstnanců pro dané zálohové období účastníkem důchodového spoření, tj., hlášení nemělo být podáno. V tomto případě není zaměstnavatel plátcem pojistného podle § 2 zákona o pojistném na důchodové spoření a měl by vzít zpět své podání (myšleno chybné hlášení) a zároveň, pokud již uhradil pojistné spojené s tímto hlášením, může si požádat o vrácení přeplatku (za předpokladu, že nemá tento plátce jiný evidovaný nedoplatek, bude mu přeplatek vrácen).

2. V hlášení jsou jak zaměstnanci, kteří již jsou účastníky důchodového spoření, tak i zaměstnanci, kteří nejsou účastníky důchodového spoření. V daném případě je zaměstnavatel plátcem pojistného podle § 2 zákona o pojistném na důchodové spoření a měl tedy povinnost podat hlášení k záloze na pojistné.

     V tomto případě plátce podává opravné nebo následné hlášení. Pokud to plátce stihne do termínu pro odvod záloh (obvykle do 20. dne příslušného měsíce), jde o opravné hlášení, pokud později, jde o následné hlášení. V obou případech, pokud již byla uhrazena nesprávně vyšší částka, je možné podat žádost o vrácení přeplatku. Za předpokladu, že plátce nemá jiné nedoplatky, resp. bude-li se jednat o vratitelný přeplatek, bude mu tento přeplatek vrácen.

Pozor: Opravné hlášení se podává celé znovu (viz bod 2.6 výše) na rozdíl od následného, kde se uvádějí jen rozdíly oproti původně chybně podanému.

     Použití nepovinného tiskopisu Oznámení poplatníka daně z příjmů ze závislé činnosti a z funkčních požitků o účasti na důchodovém spoření, č. 25 5544 MFin 5544, který je k dispozici k tisku na adrese http://cds.mfcr.cz/cps/rde/xbcr/cds/5544_1.pdf

     Tedy dne 20. srpna přijde zaměstnanec a písemně oznámí zaměstnavateli, že se stal účastníkem důchodového spoření. Z přiloženého oznámení o nabytí právní moci vydaného Specializovaným finančním úřadem mzdová účetní zjistí, že:

„Rozhodnutí nabylo právní moci dne:
29. 3. 2013.

Registrace smlouvy je proto účinná ode dne: 1. 4. 2013.

Ode dne 1. 4. 2013 se zaměstnanec účastník stává účastníkem důchodového spoření.“

     Řešení rozdělíme na tři odlišné situace.

a) Chyby zaměstnance

     Mzdová účetní má povinnost podle § 30 zákona o pojistném na důchodové spoření oznámit tohoto zaměstnance finančnímu úřadu jako správci pojistného a ten od zaměstnance vybere dlužné pojistné ve výši 5 % Vyměřovacích základů na důchodové pojištění (nejčastěji z hrubé mzdy). Finanční úřad tedy vybere za kalendářní měsíce duben až červen od zaměstnance nejen ta 2 %, která měl zaměstnanec platit ze svého, ale i další 3 %, o která měl být snížen odvod pojistného na důchodové pojištění správě sociálního zabezpečení. Těchto celkem pět vybraných procent potom převede na účet zaměstnance u jeho penzijní společnosti. K tomu je zaměstnanec povinen uhradit 5 % přirážku (z neodvedeného pojistného). Do oznámení fnančnímu úřadu zaměstnavatel uvede zaměstnancovo jméno a příjmení, rodné číslo a bydliště. Dále uvede termín, od- kdy už bude zálohy na pojistné srážet on. K tomu je vhodné uvést také výši vyměřovacích základů na pojistné za měsíce, kdy z důvodu pozdního oznámení zaměstnance o tom, že se stal účastníkem důchodového spoření, nebyla záloha sražena a odvedena.

b) Chyba třetí strany nebo mzdové účetní

Mzdová účetní, která již má několik účastníků důchodového spoření, zjistí, že opomněla u některého srazit zálohu (tj., on jí účast nahlásil, ale ona zapomněla, případně chyba za opožděné oznámení o účasti není na straně zaměstnance ani na straně mzdové účetní).

Řešení: Potom lze jednoduše tuto skutečnost napravit tím, že mzdová účetní podá následné hlášení k záloze na pojistné na důchodové spoření. Na původním hlášení měla uvedeny ostatní zaměstnance, kteří jsou účastníky důchodového spoření. Na jednom následném hlášení je možné uvést i více kalendářních měsíců a uvede v něm jen toho zapomenutého zaměstnance. Za podání následného hlášení správce pojistného neuplatní žádnou sankci.