1.2 Právna úprava účtovnej závierky za rok 2023
Ing. Ivana Redekyová, Mgr. Lucia Hanusová, HA-NA Consult
Podľa § 35 a nasl. zákona č. 513/1991 Zb.v znení neskorších predpisov sú podnikatelia povinní viesť účtovníctvo v rozsahu a spôsobom podľa osobitného predpisu. Týmto osobitným predpisom je už spomínaný zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov, ktorý upravuje nielen rozsah, spôsob a preukázateľnosť vedenia účtovníctva, ale aj rozsah, obsah a preukázateľnosť účtovnej závierky a od 1. 1. 2012 (s účinnosťou od 1. 1. 2014) to upravuje aj register účtovných závierok.
V zmysle § 7 ods. 1 ZoÚ zákona o účtovníctve v znení neskorších predpisov je "účtovná jednotka povinná účtovať tak, aby účtovná závierka poskytovala verný a pravdivý obraz o skutočnostiach, ktoré sú predmetom účtovníctva, a o finančnej situácii účtovnej jednotky." Za účtovnú závierku, ktorá poskytuje verný a zároveň aj pravdivý obraz, možno považovať tú, ktorej obsah zodpovedá skutočnosti a je v súlade so zákonom stanovenými účtovnými zásadami a metódami. Aby účtovná závierka splnila uvedené dve podmienky, je dôležité, aby aj samotné vedenie účtovníctva počas roka, z ktorého pri jej zostavovaní účtovná jednotka vychádza, bolo vedené správne, úplne, preukázateľne, zrozumiteľne a spôsobom zaručujúcim trvalosť účtovných záznamov (§ 8 zákona o účtovníctve).
1. Správnosť účtovníctva
Účtovníctvo účtovnej jednotky je správne v tom prípade, ak je pri jeho vedení dodržaná nielen litera zákona o účtovníctve, ale aj ustanovenia všetkých nadväzujúcich osobitných predpisov, najmä postupov účtovania pre podvojné účtovníctvo.
2. Úplnosť účtovníctva
Účtovníctvo účtovnej jednotky možno považovať za úplné v tom prípade, ak účtovná jednotka v danom účtovnom období zaúčtovala všetky účtovné prípady a za toto účtovné obdobie zostavila individuálnu, resp. konsolidovanú účtovnú závierku, ak ju má povinnosť zostaviť, vyhotovila výročnú správu podľa § 20 cit. zákona, prípadne konsolidovanú výročnú správu, zverejnila údaje podľa § 23d cit. zákona, uložila dokumenty podľa § 23a cit. zákona do registra účtovných závierok a má o týchto skutočnostiach všetky účtovné záznamy. V prípade účtovných jednotiek účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva je dôležité zdôrazniť zásadu aktuálnosti, t. j., zásadu účtovania účtovných prípadov do toho účtovného obdobia, s ktorým časovo a vecne súvisia. Ak túto zásadu nemožno dodržať, je účtovná jednotka povinná tieto prípady zaúčtovať a vykázať v období ich zistenia. Inak povedané, o nákladoch a výnosoch účtujeme vždy pri ich vzniku, bez ohľadu na deň ich úhrady, resp. inkasa. A naopak, o príjmoch a výdavkoch účtujeme vždy v tom účtovnom období, v ktorom došlo k ich úhrade resp. inkasu.
3. Preukázateľnosť účtovníctva
Podmienku preukázateľnosti účtovná jednotka splní vtedy, ak sú všetky jej účtovné záznamy preukázateľné a účtovná jednotka vykonala inventarizáciu. To, kedy možno účtovný záznam považovať za preukázateľný, je definované v § 32 cit. zákona, pričom v jeho zmysle sa za preukázateľný účtovný záznam považuje len účtovný záznam:
a) ktorého obsah priamo dokazuje skutočnosť,
b) ktorého obsah dokazuje skutočnosť nepriamo obsahom iných preukázateľných účtovných záznamov,
c) ktorý pri zaznamenaní a spracovaní týchto skutočností spĺňa požiadavky podľa § 31 ods. 3 zákona o účtovníctve, tj. vierohodnosť pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť účtovného záznamu.
Podpisovým záznamom sa rozumie vlastnoručný podpis, kvalifikovaný elektronický podpis alebo obdobný preukázateľný podpisový záznam nahrádzajúci vlastnoručný podpis v elektronickej podobe, ktorý umožňuje jednoznačnú preukázateľnú identifikáciu osoby, ktorá podpisový záznam vyhotovila.
Vierohodnosť pôvodu účtovného záznamu a neporušenosť obsahu účtovného záznamu možno zabezpečiť:
-
podpisovým záznamom zodpovednej osoby,
-
elektronickou výmenou údajov alebo
-
vnútorným kontrolným systémom účtovných záznamov.
Účtovná jednotka je povinná upraviť podrobnosti o oprávnení, povinnosti a o zodpovednosti osôb v účtovnej jednotke, na ktoré sa vzťahuje pripájanie podpisového záznamu, a to takým spôsobom, aby bolo možné určiť nezávisle od seba zodpovednosť jednotlivých osôb za obsah účtovného záznamu, ku ktorému boli ich podpisové záznamy pripojené.
Ďalej je dôležité, aby bol každý účtovný záznam v účtovnej jednotke doložený príslušným účtovným dokladom, preukazujúcim vznik a najmä oprávnenosť účtovania o danej účtovnej operácii. Tiež je dôležité, aby si účtovná jednotka pred samotným zaúčtovaním skontrolovala súlad náležitostí účtovného dokladu s náležitosťami uvedenými v § 10 zákona o účtovníctve, resp. v prípade faktúry s § 71 až § 76 zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších účinkov.
4. Spôsob transformácie účtovného záznamu (§ 33 ZoÚ).
Účtovná jednotka môže vykonať transformáciu toho istého preukázateľného účtovného záznamu len raz.
Pri dodržaní navrhovaných požiadaviek na skenovanie, kde výstupom je sken uložený v súborovom formáte s rastrovou grafikou (napr. vo formáte .pdf, ..png, .jpg, .tiff), sa takýto elektronicky účtovný záznam bude považovať za preukázateľný a nebude sa požadovať predloženie účtovného záznamu v pôvodnej listinnej podobe. Skenovaním je možne transformovať všetky druhy účtovných dokladov, ktoré sa v súčasnosti vyhotovujú väčšinou v listinnej podobe ako napríklad pokladničné bločky, príjmový a výdavkový pokladničný doklad.
Účtovná jednotka , ktorá neuchováva účtovné záznamy v elektronickej podobe , môže vykonať transformáciu účtovného záznamu z elektronickej podoby do listinnej podoby zaručenou konverziou v súlade s osobitnými predpismi alebo spôsobom podľa § 33 ods. 6 zákona o účtovníctve , ak účtovný záznam neobsahuje kvalifikovaný elektronický podpis alebo kvalifikovanú elektronickú pečať , môže ho vytlačiť na papier so zachovaním čitateľnosti a neporušenosti obsahu a v tejto podobe ho uchovávať a predložiť kontrole.
Záznamy v listinnej podobe, ktoré prešli transformáciou na elektronickú podobu, sú následne uchovávané v elektronickej podobe. To ale nebráni ÚJ vyhotoviť si kópiu účtovného záznamu pre interné potreby.
ÚJ môže vykonať transformáciu účtovného záznamu, len ak je preukázateľný.
Pri transformácii účtovného záznamu skenovaním do súborového formátu v rastrovej grafickej forme účtovná jednotka musí zabezpečiť :
- - úplnosť účtovného záznamu v pôvodnej podobe a v novej podobe
- - obsahovú zhodu a vizuálnu zhodu účtovného záznamu v novej podobe s jeho pôvodnou podobou
- - čitateľnosť celej plochy účtovného záznamu v novej podobe
- - neporušenosť obsahu účtovného záznamu podľa § 31 ods. 5
Neporušenosť obsahu účtovného záznamu je zabezpečená, ak zaslaním alebo sprístupnením účtovného záznamu alebo transformáciou účtovného záznamu v účtovnej jednotke nenastala zmena obsahu skutočností, ktoré sa účtovným záznamom zaznamenávajú.
5. Zrozumiteľnosť účtovníctva
Účtovníctvo účtovnej jednotky je zrozumiteľné, ak je vedené v štátnom jazyku, pričom umožňuje jednotlivo aj v súvislostiach, spoľahlivo a jednoznačne určiť nielen obsah účtovných prípadov v nadväznosti na použité účtovné zásady, ale aj obsah samotných účtovných záznamov v nadväznosti na použité formy účtovných záznamov. Zákon o účtovníctve v znení neskorších predpisov výslovne nezakazuje účtovnej jednotke účtovať o dokladoch vyhotovených v inom ako slovenskom jazyku, ale prikazuje účtovnej jednotke zabezpečiť ich zrozumiteľnosť. Tento problém vyvstáva najmä v súvislosti s predkladaním takýchto záznamov – dokladov správcovi dane, pričom zdôrazňujeme, že v zmysle § 5 zákona č. 563/2009 Z. z. o správe daní (daňový poriadok) v znení neskorších predpisov sa v daňovom konaní používa len štátny jazyk a písomnosti daňového subjektu vyhotovené v inom ako štátnom jazyku musia byť na výzvu správcu dane predložené spolu s úradne overeným prekladom do štátneho jazyka. Preto je výhodné na túto skutočnosť dbať už pri samotnom účtovaní takýchto dokladov.
6. Zabezpečenie trvalosti účtovných záznamov
Účtovná jednotka je povinná zabezpečiť trvalosť svojich účtovných záznamov, a to po celú dobu spracovania a úschovy – archivácie.
Uchovávanie a ochrana účtovnej dokumentácie ( §35)
Účtovná jednotka je v zmysle § 35 ZoÚ zákona o účtovníctve v znení neskorších predpisov povinná uchovávať svoje účtovné záznamy takto:
a) účtovnú závierku, výkazy vybraných údajov z účtovných závierok, výročnú správu počas 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú,
b) účtovné doklady, účtovné knihy, zoznamy účtovných kníh, číselných znakov a použitých skratiek a symbolov, odpisový plán, inventúrne súpisy, inventarizačné zápisy, ako aj účtovné záznamy, ktoré sú nositeľmi informácie, týkajúcej sa spôsobu vedenia účtovníctva po dobu 10 rokov, nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú,
c) účtovné záznamy, ktoré sú nositeľmi informácie týkajúcej sa spôsobu vedenia účtovníctva a ktorými účtovná jednotka dokladuje formu vedenia účtovníctva (§ 31 ods. 2) počas 10 rokov nasledujúcich po roku, v ktorom sa naposledy použili,
d) ostatné účtovné záznamy počas doby určenej v registratúrnom pláne účtovnej jednotky tak, aby neboli porušené ostatné ustanovenia tohto zákona a osobitných predpisov.
Účtovná jednotka, na ktorú sa vzťahuje povinnosť overovania účtovnej závierky audítorom podľa § 19 alebo § 22, je povinná uchovávať správu audítora po dobu 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa overovanie audítorom týka.
Účtovná jednotka je povinná dodržiavať určený spôsob uchovávania účtovnej dokumentácie. Elektronickým uchovávaním účtovnej dokumentácie sa rozumie uloženie účtovnej dokumentácie na dátovom nosiči. Účtovná jednotka je tiež povinná zabezpečiť splnenie požiadaviek podľa § 31 ods. 3, ak uchováva len účtovné záznamy, ktorých podoba je výsledkom transformácie účtovného záznamu.
Účtovná jednotka je povinná pred svojím zánikom bez právneho nástupcu alebo pred skončením podnikania alebo inej zárobkovej činnosti informovať daňový úrad o preukázateľnom zabezpečení uchovania jej účtovnej dokumentácie inou účtovnou jednotkou alebo fyzickou osobou podľa § 1 ods. 3 písm. a) s uvedením identifikačných údajov:
