Archivace dat
Ing. Růžena Klímová
Archivace dat se provádí podle potřeby zaměstnavatele, tj. u některých dokladů pravidelně měsíčně, u jiných až po skončení kalendářního roku. Po skončení kalendářního roku je nutné provést archivaci dokumentů vždy, a to v souladu s právními předpisy, které upravují archivační lhůty pro jednotlivé doklady.
Mzdový list - archivační doba činí alespoň 30 let po roce, v němž byl proveden poslední záznam (§ 35a odst. 4 zákona č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, ve znění pozdějších předpisů). Stejnou dobu se archivují i účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění. Jde-li o mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění vedené pro poživatele starobního důchodu, platí archivační doba 10 let po roce, kterého se týkají.
Doklady týkající se pojistného na zdravotní pojištění, sociální zabezpečení, nemocenského pojištění a daní jsou posuzovány jako účetní doklady, na které se vztahuje zákon o účetnictví č. 563/1991 Sb., ve znění pozdějších předpisů. Dle § 31 tohoto zákona jsou účetní jednotky povinny uschovávat účetní záznamy pro účely vedení účetnictví:
- účetní závěrka a výroční zpráva po dobu 10 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají;
- účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají;
- účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají formu vedení účetnictví, po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.
Použijí-li účetní jednotky účetní záznamy i pro jiný účel, a to zejména pro účely trestního řízení, opatření proti legalizaci výnosů z trestné činnosti, správního řízení, občanského soudního řízení, daňového řízení, skartačního řízení nebo pro účely sociálního zabezpečení, veřejného zdravotního pojištění anebo pro účely ochrany autorských práv, postupují po uplynutí uschovacích dob dále tak, aby byly zajištěny požadavky vyplývající z jejich použití pro uvedené účely.
Podle ustanovení § 22c zákona č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů, jsou plátci pojistného povinni uchovávat účetní záznamy o údajích potřebných pro stanovení a odvod pojistného po dobu 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají. Obdobně je nutné archivovat doklady týkající se zdravotního pojištění. Důvodem je to, že od 1. 12. 2011 se prodloužily prekluzivní lhůty pro vratku přeplatku na zdravotním pojištění (§ 14 zákona č. 592/1992 Sb.) a výběr dlužního zdravotního pojištění (§ 16 zákona č. 592/1992 Sb.) z pěti let na 10 let.
Daňové doklady, které svým charakterem nespadají pod účetní závěrky, se archivují pět let po roce, kterého se týkají. Sem patří i Prohlášení poplatníka s tím, že je nutné mít na paměti jeho použití pro 3 zdaňovací období s možností poplatníka požádat o roční zúčtování, které se provádí do 31. 3. roku následujícího. Tato skutečnost pak musí zákonitě posunout počátek běhu archivační doby.
Archivační doby dokladů týkajících se srážek ze mzdy upravuje zákoník práce (§ 150 ZP) a zaměstnavatel je musí archivovat po stejnou dobu jako ostatní doklady týkající se mzdy nebo platu. …
