3.15.5 Inventúrne súpisy
Ing. Jozef Pohlod, Ing. Peter Horniaček, Ing. Ivana Glazelová
Skutočné stavy majetku a záväzkov zistené inventúrou sa zaznamenávajú v tzv. inventúrnych súpisoch. Ide o zákonnú povinnosť v každej účtovnej jednotke bez ohľadu na jej veľkosť. Inventúrne súpisy sú zákonom určenou písomnosťou, ktorou účtovná jednotka preukaZoÚje vykonanie inventarizácie všetkého majetku a záväzkov. Tieto súpisy sú neoddeliteľnou súčasťou účtovníctva a účtovnej závierky a spolu s účtovnými dokladmi dokumentujú splnenie zákonnej požiadavky preukaznosti účtovníctva.
Inventúrne súpisy sa v zmysle § 35 ods. 3 písm. b) ZoÚ povinne uschovávajú po dobu 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú.
Informácia:
Národná rada Slovenskej republiky dňa 11. októbra 2017 schválila zákon č. 275/2017 Z. z., ktorým sa mení a dopĺňa zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov a ktorým sa menia a dopĺňajú niektoré zákony (ďalej len „zákon”). V Čl. I tohto zákona sa mení a dopĺňa zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov (ďalej len „ZoÚ”) s účinnosťou od 1. januára 2018.
Novelou boli upravené aj zákonom ustanovené doby archivácie dokladov, a to v § 35 ods. 3 písm. b) a c), § 39p ZoÚ – predlžuje sa doba uchovávania účtovný záznamov ustanovených :
- v § 35 ods. 3 písm. b) a c) ZoÚz 5 na 10 rokov, v nadväznosti na zosúladenie s dobou uchovávania účtovnej závierky. V súlade s prechodným ustanovením § 39p ZÚ sa 10 ročná doba uchovávania účtovných záznamov podľa § 35 ods. 3 písm. b) a c)ZoÚ týka aj účtovných záznamov, ktorých 5 ročná doba uchovávania do 31. decembra 2017 ešte neuplynula;
Inventúrny súpis musí podľa § 30 ods. 2 ZoÚ povinne obsahovať:
- obchodné meno a sídlo účtovnej jednotky, miesto podnikania,
- deň začatia inventúry, deň, ku ktorému bola inventúra vykonaná, a deň ukončenia inventúry,
- stav majetku s uvedením jednotiek množstva a ceny podľa § 25 ZoÚ,
- miesto uloženia majetku,
- meno, priezvisko a podpisový záznam hmotne zodpovednej osoby za príslušný druh majetku,
- skutočný stav záväzkov v ocenení podľa § 25 ZoÚ,
- skutočný stav čistého obchodného imania,
- odporúčania na posúdenie reálnosti ocenenia majetku a záväzkov podľa § 26 a § 27 ZoÚ k dátumu, ku ktorému sa účtovná závierka zostavuje, zistené pri výkone inventúry, ak sú takéto skutočnosti známe osobám, ktoré vykonali inventúru,
- meno, priezvisko a podpisový záznam osôb zodpovedných za zistenie skutočného stavu majetku, záväzku a rozdielu majetku a záväzkov,
- poznámky,
V prípade inventarizácie konanej pri odovzdaní a preberaní majetku hmotne zodpovednými osobami je potrebné spracovať viac vyhotovení – aj pre odovzdávajúcu osobu, aj pre preberajúcu osobu. Pri prípadnom vlámaní, resp. krádeži, je potrebné mať k dispozícii vyhotovenie aj pre orgány činné v trestnom konaní.
Inventúrne súpisy sa vyhotovujú v potrebnom množstve, pričom pri bežnej inventarizácii stačia 3 vyhotovenia:
- jedno vyhotovenie je určené pracovníkom spracovávajúcim účtovníctvo,
- druhé vyhotovenie útvaru, v ktorého pôsobnosti bola vykonaná inventúra,
- tretie vyhotovenie je súčasťou inventarizačného zápisu inventarizačnej komisie.
Pri vyhotovovaní inventúrnych súpisov je vhodné dodržiavať tieto zásady:
- kvôli lepšiemu prehľadu a ľahkému porovnaniu skutočných stavov s účtovnými uvádzať v inventúrnych súpisoch aj účtovné stavy. Je to žiaduce najmä pri dokladovej inventúre;
- vyhotovovať inventúrne súpisy samostatne podľa pracovníkov zodpovedných za majetok a podľa miest, kde sa nachádzajú (napr. podľa jednotlivých skladov). Ak sa v objekte, kde sa uskutočňuje inventarizácia, nachádza aj majetok, ktorý nie je vo vlastníctve účtovnej jednotky (napr. majetok vypožičaný, prenajatý, predaný ale ešte neprevzatý, a pod.), zaznamená sa tento majetok do osobitných inventúrnych súpisov podľa jednotlivých vlastníkov tak, aby pri zúčtovaní inventarizácie;
- bol tento majetok správne zahrnutý do účtovníctva. Samozrejmosťou by následne mala byť rekapitulácia za účtovnú jednotku ako celok na samostatnom inventúrnom súpise;
- usporiadať inventúrne súpisy tak, aby sa majetok v nich zachytený dal ľahko porovnať so stavmi v účtovníctve alebo operatívnej evidencii. Zistené skutočné stavy majetku a záväzkov uvedené v inventúrnych súpisoch je potrebné zúčtovať v takom členení, ktoré je totožné s účtovným rozvrhom použitých analytických a syntetických účtov účtovnej jednotky;
- vyhotovovať inventúrne súpisy súčasne pri vykonávaní inventúr alebo bezprostredne…
